【內(nèi)容導航】
采購與付款循環(huán)的主要業(yè)務活動和相關(guān)內(nèi)部控制
【所屬章節(jié)】
第十章 采購與付款循環(huán)的審計
【知識點】采購與付款循環(huán)的業(yè)務活動和相關(guān)內(nèi)部控制
采購與付款循環(huán)的業(yè)務活動和相關(guān)內(nèi)部控制
【考點一】了解采購與付款循環(huán)的主要業(yè)務活動
(一)制定采購計劃
(1)生產(chǎn)、倉庫等部門定期編制采購計劃。
(2)經(jīng)部門負責人等適當?shù)墓芾砣藛T審批后提交采購部門，具體安排商品及服務采購。
(二)供應商認證及信息維護
(1)通常對于合作的供應商事先進行資質(zhì)等審核、將通過審核的供應商信息錄入系統(tǒng)，形成完整的供應商清單。
(2)及時對供應商信息變更進行更新。
(3)采購部門只能向通過審核的供應商進行采購。
(三)請購商品和勞務(授權(quán)審批控制)
(1)倉儲部門填寫請購單，通常由倉儲部門經(jīng)理在請購單上簽字審批。
(2)生產(chǎn)部門填寫請購單，通常由生產(chǎn)部門經(jīng)理在請購單上簽字審批。
(3)對于日常采購的請購，應當根據(jù)請購單進行一般授權(quán)審批，每張請購單必須經(jīng)過對這類支出預算負責的主管人員簽字審批。
(四)編制訂購單(授權(quán)審批控制、連續(xù)編號控制)
(1)采購部門負責編制訂購單，發(fā)出訂購單。
(2)采購部門對經(jīng)過恰當批準的請購單發(fā)出訂購單，詢價后確定供應商，但詢價與確定供應商的職責應當分離;對于大額、重要的采購項目，應采取競價方式來確定供應商。
(3)采購部門收到請購單后，對金額在人民幣××元以下的請購單由采購經(jīng)理負責審批;金額在人民幣××元至××元的請購單由總經(jīng)理負責審批;金額超過人民幣××元的請購單需經(jīng)董事會審批。
(4)采購信息管理員根據(jù)經(jīng)恰當審批的請購單生成連續(xù)編號的訂購單。
在采用自動化信息系統(tǒng)的被審計單位，通過將經(jīng)審批的請購單信息輸入系統(tǒng)，系統(tǒng)將自動生成訂購單(此時系統(tǒng)顯示為“待處理”狀態(tài))。每周，采購信息管理員核對本周內(nèi)生成的訂購單，將請購單和訂購單存檔管理，對任何不連續(xù)編號的情況進行檢查。
【提示】訂購單需要連續(xù)編號，連續(xù)編號的訂購單與應付賬款的完整性認定相關(guān)。
【補充】執(zhí)行采購
(1)在采用自動化信息系統(tǒng)的被審計單位，采購業(yè)務員根據(jù)系統(tǒng)顯示的“待處理”的訂購單信息，安排供應商發(fā)貨、收取采購發(fā)票以及倉儲驗收等事宜。
(2)每周，財務部門應付賬款記賬員匯總本周內(nèi)生成的所有訂購單并與請購單核對，編制采購信息報告。
如訂購單與請購單核對相符，應付賬款記賬員即在采購信息報告上簽字。如有不符，應付賬款記賬員將通知采購信息管理員，與其共同調(diào)查該事項。應付賬款記賬員還需在采購信息報告中注明不符事項及其調(diào)查結(jié)果。
【提示】采購信息報告與應付賬款的存在認定、完整性認定相關(guān)。
(五)驗收商品(連續(xù)編號控制)
(1)驗收部門首先需要比較所驗收商品與訂購單上的要求是否相符，然后盤點商品并檢查商品有無損壞。
(2)驗收部門對已收貨的每張訂購單編制一式多聯(lián)、預先按順序編號的驗收單。
(3)驗收人員將商品送交倉庫或其他請購部門時，應取得經(jīng)過簽字的收據(jù)，或要求其在驗收單的副聯(lián)上簽收。
(4)驗收人員應將驗收單其中的一聯(lián)送交應付憑單部門。
【提示】驗收單需要連續(xù)編號，連續(xù)編號的驗收單與采購交易的完整性認定相關(guān)。
(六)儲存已驗收的商品(職責分離控制)
(1)儲存崗位與驗收崗位應當職責分離。
(2)限制無關(guān)人員接近儲存的商品存貨。
【提示】儲存崗位與驗收崗位的職責分離可以減少存貨舞弊;驗收人員將商品送交倉庫或其他請購部門時，取得經(jīng)過簽字的收據(jù)，或要求其在驗收單的副聯(lián)上簽收的控制活動，與存貨的存在認定相關(guān)。
(七)編制付款憑單(授權(quán)審批控制、連續(xù)編號控制)
(1)確定供應商發(fā)票的內(nèi)容與相關(guān)的驗收單、訂購單的一致性。
(2)確定供應商發(fā)票計算的正確性。
(3)編制有預先順序編號的付款憑單，并附上支持性憑證(如訂購單、驗收單和供應商發(fā)票等)。
(4)獨立檢查付款憑單計算的正確性。
(5)在付款憑單上填入應借記的資產(chǎn)或費用賬戶名稱。
(6)由被授權(quán)人員在憑單上簽字，以示批準照此憑單要求付款。
【提示】經(jīng)過適當批準和連續(xù)編號的憑單與外購存貨的存在認定、完整性認定等相關(guān)。
(八)確認與記錄負債(職責分離控制)
(1)應付賬款確認和記錄相關(guān)的部門一般有責任核查購置的財產(chǎn)，并在應付憑單登記簿或應付賬款明細賬中加以記錄;在收到供應商發(fā)票時，應付賬款部門應將發(fā)票上所記載的品名、規(guī)格、價格、數(shù)量、條件及運費與訂購單上的有關(guān)資料核對，如有可能，還應與驗收單上的資料進行比較。
(2)記錄現(xiàn)金支出的人員不得經(jīng)手現(xiàn)金、有價證券和其他資產(chǎn)。
(3)在手工系統(tǒng)下，應將已批準的未付款憑單送達會計部門，據(jù)以編制有關(guān)記賬憑證和登記有關(guān)賬簿。會計主管應監(jiān)督為采購交易而編制的記賬憑證中賬戶分類的適當性;通過定期核對編制記賬憑證的日期與憑單副聯(lián)的日期，監(jiān)督入賬的及時性。而獨立檢查會計人員則應核對所記錄的憑單總數(shù)與應付憑單部門送來的每日憑單匯總表是否一致，并定期獨立檢查應付賬款總賬余額與應付憑單部門未付款憑單檔案中的總金額是否一致。
(4)對于每月末尚未收到供應商發(fā)票的情況，則需根據(jù)驗收單和訂購單暫估相關(guān)的負債。
【提示】檢查應付賬款總賬余額與應付憑單部門未付款憑單檔案中的總金額是否一致，與應付賬款存在、完整性認定相關(guān)。
(九)辦理付款(授權(quán)審批控制)
(1)獨立檢查已簽發(fā)支票的總額與所處理的付款憑單的總額的一致性。
(2)應由被授權(quán)的財務部門的人員負責簽署支票。
(3)被授權(quán)簽署支票的人員應確定每張支票都附有一張已經(jīng)適當批準的未付款憑單，并確定支票收款人姓名和金額與憑單內(nèi)容的一致。
(4)支票一經(jīng)簽署就應在其憑單和支持性憑證上用加蓋印戳或打洞等方式將其注銷，以免重復付款。
(5)支票簽署人不應簽發(fā)無記名甚至空白的支票。
(6)支票應預先順序編號，保證支出支票存根的完整性和作廢支票處理的恰當性。
(7)應確保只有被授權(quán)的人員才能接近未經(jīng)使用的空白支票。
(十)記錄現(xiàn)金、銀行存款支出(職責分離控制)
以記錄銀行存款支出為例，有關(guān)控制包括：
(1)會計主管應獨立檢查記入銀行存款日記賬和應付賬款明細賬的金額的一致性，以及與支票匯總記錄的一致性。
(2)通過定期比較銀行存款日記賬記錄的日期與支票副本的日期，獨立檢查入賬的及時性。
(3)獨立編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表。
【提示】銀行存款余額調(diào)節(jié)表不能由出納員編制，否則屬于內(nèi)部控制設(shè)計缺陷。
【考點二】了解采購交易的內(nèi)部控制
(一)適當?shù)穆氊煼蛛x
采購與付款交易不相容崗位至少包括：請購與審批;詢價與確定供應商;采購合同的訂立與審批;采購與驗收;采購、驗收與相關(guān)會計記錄;付款審批與付款執(zhí)行。
(二)恰當?shù)氖跈?quán)審批
付款需要由經(jīng)授權(quán)的人員審批，審批人員在審批前需檢查相關(guān)支持文件，并對其發(fā)現(xiàn)的例外事項進行跟進處理。
(三)憑證的預先編號及對例外報告的跟進處理
通過對入庫單的預先編號以及對例外情況的匯總處理，被審計單位可以應對存貨和負債記錄方面的完整性風險。
如果該控制是人工執(zhí)行的，被審計單位可以安排入庫單編制人員以外的獨立復核人員定期檢查已經(jīng)進行會計處理的入庫單記錄，確認是否存在遺漏或重復記錄的入庫單，并對例外情況予以跟進。
如果在IT環(huán)境下，則系統(tǒng)可以定期生成列明跳號或重號的入庫單統(tǒng)計例外報告，由經(jīng)授權(quán)的人員對例外報告進行復核和跟進，可以確認所有入庫單都進行了處理，且沒有重復處理。
