一、會計電算化法規(guī)制度
《會計法》規(guī)定，使用電子計算機進行會計核算的，其軟件及生成的會計憑證、會計賬簿、財務會計報告和其他會計資料必須符合國家統(tǒng)一的會計制度規(guī)定；會計賬簿的登記、更正應當符合國家統(tǒng)一的會計制度規(guī)定。
按照《會計法》規(guī)定，財政部制定并發(fā)布了《會計電算化管理辦法》、《會計核算軟件基本功能規(guī)范》、《會計電算化工作規(guī)范》、《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》和《會計檔案管理辦法》等一系相關(guān)國家統(tǒng)一的會計制度。對單位使用會計核算軟件、軟件生成的會計資料、采用電子計算機替代手工記賬、電算化會計檔案保管等會計電算化工作作出了具體規(guī)范。
二、會計核算軟件的要求
�。ㄒ唬⿻嫼怂丬浖幕疽�
根據(jù)《會計法》和國家統(tǒng)一的會計制度規(guī)定，會計核算軟件設(shè)計、應用、維護應當符合以下基本要求：
�。�1）會計核算軟件設(shè)計應當符合我國法律、法規(guī)、規(guī)章的規(guī)定，保證會計數(shù)據(jù)合法、真實、準確、完整，有利于提高會計核算工作效率。
（2）會計核算軟件應當按照國家統(tǒng)一的會計制度的規(guī)定劃分會計期間，分期結(jié)算賬目和編制會計報表。
�。�3）會計核算軟件中的文字輸入、屏幕提示和打印輸出必須采用中文，可以同時提供少數(shù)民族文字或者外國文字對照。
（4）會計核算軟件必須提供人員崗位及操作權(quán)限設(shè)置的功能。
�。�5）會計核算軟件應當符合GB/T19581-《信息技術(shù)-會計核算軟件數(shù)據(jù)接口》國家標準的要求。
�。�6）會計核算軟件在設(shè)計性能允許使用范圍內(nèi)，不得出現(xiàn)由于自身原因造成死機或者非正常退出等情況。
�。�7）會計核算軟件應當具有在機內(nèi)會計數(shù)據(jù)被破壞的情況下，利用現(xiàn)有數(shù)據(jù)恢復到近狀態(tài)的功能。
�。�8）單位修改、升級正在使用的會計核算軟件，改變會計核算軟件運行環(huán)境，應當建立相應的審批手續(xù)。
�。�9）會計核算軟件開發(fā)銷售單位必須為使用單位提供會計核算軟件操作人員培訓、會計核算軟件維護、版本更新等方面的服務。
（二）會計數(shù)據(jù)輸入功能的基本要求
�。�1）會計核算軟件應當具備以下初始化功能：
�、佥斎霑嫼怂闼匦璧钠诔鯏�(shù)字及有關(guān)資料，包括總分類會計科目和明細分類會計科目名稱、編號、年初數(shù)、累計發(fā)生額及有關(guān)數(shù)量指標等；
�、谳斎胄枰诒酒谶M行對賬的未達賬項；
�、圻x擇會計核算方法，包括記賬方法、固定資產(chǎn)折舊方法、存貨計價方法、成本核算方法等。會計核算軟件對會計核算方法的更改過程，在計算機內(nèi)應當有相應的記錄；
�、芏x自動轉(zhuǎn)賬憑證，包括會計制度允許的自動沖回憑證等；
⑤輸入操作人員崗位分工情況，包括操作人員姓名、操作權(quán)限、操作密碼等；
�、尢峁┍匾姆椒▽斎氲某跏紨�(shù)據(jù)進行正確性校驗。
�。�2）應當具備輸入記賬憑證的功能。
（3）對記賬憑證編號的連續(xù)性應當進行控制。
�。�4）下列數(shù)據(jù)輸入應有必要的提示功能：
①正在輸入的記賬憑證編號是否與已輸入的機內(nèi)記賬憑證編號重復；
②以編號形式輸入會計科目的，應當提示該編號所對應的會計科目名稱；
�、壅谳斎氲挠涃~憑證中的會計科目借貸雙方金額不平衡，或沒有輸入金額，應予以提示并拒絕執(zhí)行；
�、苷谳斎氲挠涃~憑證有借方會計科目而無貸方會計科目，或者有貸方會計科目而無借方會計科目的，應予以提示并拒絕執(zhí)行；
�、菡谳斎氲氖湛顟{證借方科目不是"現(xiàn)金"或"銀行存款"科目、付款憑證貸方科目不是"現(xiàn)金"或"銀行存款"科目的，應予以提示并拒絕執(zhí)行。
�。�5）對已經(jīng)輸入但未登記會計賬簿的機內(nèi)記賬憑證，應提供修改和審核的功能，審核通過后，不能再對機內(nèi)憑證進行修改。
（6）對同一張記賬憑證，應當對審核功能與輸入、修改功能的使用權(quán)限進行控制。
�。�7）發(fā)現(xiàn)已經(jīng)輸入并審核通過或者登賬的記賬憑證有錯誤的，應當采用紅字憑證沖銷法或者補充憑證法進行更正，紅字可用負號"-"表示。
（8）采用直接輸入原始憑證由會計核算軟件自動生成記賬憑證的，在生成正式機內(nèi)記賬憑證前，應當進行審核確認。
�。�9）由賬務處理模塊以外的其他業(yè)務子系統(tǒng)生成會計憑證數(shù)據(jù)的，應當經(jīng)審核確認后生成記賬憑證。
（三）會計數(shù)據(jù)輸出功能的基本要求
�。�1）應當具有對機內(nèi)會計數(shù)據(jù)進行查詢的功能。
�。�2）應當按照國家統(tǒng)一的會計制度規(guī)定的內(nèi)容和格式打印輸出機內(nèi)原始憑證、記賬憑證、日記賬、明細賬、總賬、會計報表。
（3）總分類賬可以用總分類賬戶本期發(fā)生額、余額對照表替代。
�。�4）在保證會計賬簿清晰的條件下，計算機打印輸出的會計賬簿中的表格線條可以適當減少。
�。�5）對于業(yè)務量較少的賬戶，會計軟件可以提供會計賬簿的滿頁打印輸出功能。
�。ㄋ模⿻嫈�(shù)據(jù)處理功能的基本要求
（1）應當具有根據(jù)審核通過的機內(nèi)記賬憑證及所附原始憑證登記賬簿的功能。
�。�2）應當具有自動進行銀行對賬并自動生成銀行存款余額調(diào)節(jié)表的功能。
�。�3）應當具有機內(nèi)會計數(shù)據(jù)按照規(guī)定的會計期間進行結(jié)賬的功能。
�。�4）結(jié)賬前，應當自動檢查本期輸入的會計憑證是否全部登記入賬，全部登記入賬后才能結(jié)賬。
�。�5）結(jié)賬后，不允許再輸入上一會計期間的會計憑證。
（6）應當具有自動編制符合國家統(tǒng)一會計制度規(guī)定的會計報表功能。對于根據(jù)機內(nèi)會計賬簿生成的會計報表數(shù)據(jù)，會計軟件不能提供直接修改功能。
�。�7）應當具有確保會計數(shù)據(jù)安全保密，防止對數(shù)據(jù)和軟件的非法修改和刪除功能。
三、會計電算化崗位及其權(quán)限設(shè)置的基本要求
會計電算化崗位是指直接管理、操作、維護計算機及會計核算軟件的工作崗位，一般可分為以下基本崗位：
�。�1）電算主管。負責協(xié)調(diào)計算機及會計軟件系統(tǒng)的運行工作。
�。�2）軟件操作。負責輸入記賬憑證和原始憑證等會計數(shù)據(jù)，輸出記賬憑證、會計賬簿、報表和進行部分會計數(shù)據(jù)處理工作。
�。�3）審核記賬。負責對輸入計算機的會計數(shù)據(jù)（記賬憑證和原始憑證等）進行審核，操作會計軟件登記機內(nèi)賬簿，對打印輸出的賬簿、報表進行確認。
�。�4）電算維護。負責保證計算機硬件、軟件的正常運行，管理機內(nèi)會計數(shù)據(jù)。
�。�5）電算審查。負責監(jiān)督計算機及會計軟件系統(tǒng)的運行，防止利用計算機進行舞弊。此崗位可由會計稽核人員兼任。
�。�6）數(shù)據(jù)分析。負責對計算機內(nèi)的會計數(shù)據(jù)進行分析。此崗位可由主管會計兼任。
上述電算化會計崗位中，軟件操作崗位與審核記賬、電算維護、電算審查崗位為不相容崗位。
會計電算化崗位及其權(quán)限設(shè)置一般在系統(tǒng)初始化時完成，平時根據(jù)人員的變動可進行相應調(diào)整。電算主管負責定義各操作人員的權(quán)限。具體操作人員只有修改自己口令的權(quán)限，無權(quán)更改自己和他人的操作權(quán)限。
四、計算機替代手工記賬的基本要求
�。�1）配有適用的會計軟件，并且計算機與手工進行會計核算雙軌運行3個月以上，計算機與手工核算的數(shù)據(jù)相一致，且軟件運行安全可靠。
�。�2）配有專用的或主要用于會計核算工作的計算機或計算機終端。
�。�3）配有與會計電算化工作需要相適應的專職人員，其中上機操作人員已具備會計電算化初級以上專業(yè)知識和操作技能，取得財政部門核發(fā)的有關(guān)培訓合格證書。
（4）建立健全內(nèi)部管理制度，包括崗位分工制度、操作管理制度、機房管理制度、會計檔案管理制度、會計數(shù)據(jù)與軟件管理制度等。
五、會計電算化檔案的基本要求
�。�1）采用電子計算機進行會計核算的單位，應當保存打印出的紙質(zhì)會計檔案。具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等存儲介質(zhì)保存會計檔案條件的，由國務院業(yè)務主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報財政部、國家檔案局備案。
�。�2）會計電算化檔案包括機內(nèi)會計數(shù)據(jù)、軟盤等備份的會計數(shù)據(jù)，以及打印輸出的會計憑證、賬簿、報表等數(shù)據(jù)。
（3）系統(tǒng)開發(fā)資料和會計軟件系統(tǒng)也應視同會計檔案保管。
（4）會計電算化檔案管理要嚴格按照財政部有關(guān)規(guī)定，并由專人負責。
�。�5）對會計電算化檔案管理要做到防磁、防火、防潮和防塵工作，重要會計檔案應準備雙份，存放在兩個不同的地點。
�。�6）對采用存儲介質(zhì)保存的會計檔案，要定期進行檢查，定期進行復制，防止由于存儲介質(zhì)損壞而使會計檔案丟失。對會計軟件的全套文檔資料以及會計軟件程序，保管截止日期是該軟件停止使用或有重大更改之后5年。
