一、出納日記帳
出納日記帳的概念
出納日記帳是出納員以收款憑證和付款憑證為根據(jù)，全面、系統(tǒng)、連續(xù)地記錄和反映本單位現(xiàn)金和銀行存款的收付業(yè)務及其結(jié)存情況的一種主要工具，是各單位會計帳簿的重要組成部分。出納日記帳包括現(xiàn)金日記帳和銀行存款日記帳兩種。
�。�1）現(xiàn)金日記帳。現(xiàn)金日記帳是用來逐筆記錄和反映本單位在經(jīng)濟業(yè)務中，由于使用現(xiàn)金結(jié)算而發(fā)生的現(xiàn)金的收入、付出及其結(jié)存情況的帳簿。
（2）銀行存款日記帳。銀行存款日記帳是用來逐筆記錄和反映本單位在經(jīng)濟業(yè)務中由于使用銀行轉(zhuǎn)帳結(jié)算而使銀行存款發(fā)生增減變動及其結(jié)存情況的帳簿。
現(xiàn)金日記帳和銀行存款日記帳必須采用訂本式帳簿，帳頁按順序編號，不得隨意抽換或增添，以保持帳頁頁數(shù)和序時記錄的系統(tǒng)性、完整性，防止不法分子從中舞弊。
出納日記帳的格式
現(xiàn)金日記帳有既登記現(xiàn)金收入，又登記現(xiàn)金支出的現(xiàn)金收付日記帳，也可更細地分別設(shè)置現(xiàn)金收入日記帳和現(xiàn)金支出日記帳。現(xiàn)金收付日記帳一般采用的是三欄式，即在同一張帳頁上設(shè)置“借方”、“貸方”、“余額”三欄，分別反映現(xiàn)金的收入、付出和結(jié)存情況。此外，還在“摘要”欄后設(shè)置“對方科目”欄，以具體登記對方科目名稱。
在有些單位中，為了在現(xiàn)金日記帳中更清楚地反映現(xiàn)金收入的來源和付出的用途，往往采用多欄式的現(xiàn)金日記帳，即收入欄（借方欄）和支出欄（貸方欄）按現(xiàn)金的對應科目設(shè)置專欄。
現(xiàn)金收人日記帳和現(xiàn)金支出日記帳主要是在收、付款憑證較多、并且現(xiàn)金的對應科目也較多的時候，為避免日記帳的帳頁過寬而設(shè)置的，多采用多欄式。
銀行存款日記帳與現(xiàn)金日記帳相似，同樣可以采用三欄式銀行存款日記帳、多欄式銀行存款日記帳，或者更細地分別設(shè)置多欄式銀行存款收入日記帳和銀行存款支出日記帳。為了便于與銀行對帳，也便于反映銀行存款收付所采用的結(jié)算方式，并突出各單位支票的管理，銀行存款日記帳還專設(shè)了“結(jié)算憑證種類和號數(shù)”欄或?qū)ＴO(shè)“現(xiàn)金支票號數(shù)及轉(zhuǎn)帳支票號數(shù)”欄。
出納日記帳的啟用、更換與保管
會計帳簿是一個單位重要的經(jīng)濟檔案，出納日記帳更是如此。為了保證其完整性，防止舞弊行為，明確記帳責任，出納員啟用現(xiàn)金日記帳和銀行存款日記帳時，必須在帳簿封面上寫明單位名稱和帳簿名稱以及所屬的年份，在帳簿扉頁上填寫“帳簿啟用表”。
會計人員在填寫這個表時，必須符合以下要求：
�。�1）寫明啟用日期和啟用帳簿的起止頁數(shù)。
按規(guī)定，現(xiàn)金日記帳和銀行存款日記帳一律采用訂本式帳簿，出納員在啟用帳簿時，對于未印制順序號的帳簿，應從第一頁到最后一頁順序編定頁數(shù)，不得跳頁、缺頁或缺號。
�。�2）寫明記帳人員姓名和會計主管姓名并加蓋名章以示慎重和負責。
�。�3）加蓋單位財務公章，以示嚴肅。
（4）當記帳人員和會計主管人員工作變動時，應先辦好帳簿移交手續(xù)，并在啟用表上明確記錄交接日期及接管人、監(jiān)交人姓名、加蓋名章。
現(xiàn)金日記帳和銀行存款日記帳要每年更換新帳，年度終了結(jié)帳時，出納員應將上年末帳戶余額直接抄入新帳第一行的余額欄中，并標明余額方向（與舊帳相同），在新帳摘要欄內(nèi)注明“上年結(jié)轉(zhuǎn)”字樣，無需編制會計分錄。
會計帳簿是重要的會計檔案。年度終了結(jié)帳后，出納員應將更換的帳簿移交給本單位會計部門會計檔案保管人員，由其負責保管出納帳簿記錄。按規(guī)定，出納日記帳應保存25年。
出納日記帳的設(shè)置
日記帳可以用來連續(xù)記錄全部經(jīng)濟業(yè)務的完成情況，也可以用來連續(xù)記錄某一類經(jīng)濟業(yè)務的完成情況。為了逐日反映現(xiàn)金和銀行存款的收付情況，各單位一般應設(shè)置出納日記帳，通過現(xiàn)金日記帳和銀行存款日記帳分別記錄現(xiàn)金和銀行存款的收入、支出及結(jié)存情況。有條件的企業(yè)還可以采用普通日記帳形式登記全部經(jīng)濟業(yè)務的完成情況。但是，不同的單位，其經(jīng)濟業(yè)務的性質(zhì)不同，規(guī)模大小不同，經(jīng)營管理的要求不同，相應地需要設(shè)置的出納帳的種類、格式也就不同。比如，在只有人民幣現(xiàn)金的單位，一般只設(shè)置一本現(xiàn)金日記帳即可，而對于除了人民幣現(xiàn)金外還存在多種外匯現(xiàn)金的情況下，一般應按現(xiàn)金的種類設(shè)置現(xiàn)金日記帳，以分別反映不同現(xiàn)金的收付和結(jié)存情況。又如，有些單位只有一個存款帳戶，那么只需設(shè)一本銀行存款日記帳即可，如同時設(shè)有多個銀行存款帳戶，則為了分別反映每個帳戶上存款的結(jié)存情況，需要設(shè)置多本銀行存款日記帳。再比如，如前所述，出納日記帳也有多種格式，在一般情況下使用三欄式日記帳即可；如果單位經(jīng)濟業(yè)務較為復雜，為了分別反映不同項目在一定期間內(nèi)所收入和付出的貨幣資金的多少，或者說為了分別反映一定時期內(nèi)貨幣資金收入的來源和支出的去向，可以使用多欄式日記帳。當然，為避免帳頁過寬還可以分設(shè)收入日記帳和支出日記帳。在具體設(shè)置出納日記帳時，應當遵循一項基本原則，那就是既要滿足核算和管理的需要，又要避免煩瑣。設(shè)置出納日記帳是為了能夠正確、全面、及時地反映本單位貨幣資金的收付和結(jié)存情況，滿足會計部門和其他經(jīng)營管理部門對貨幣資金進行正確核算和科學管理的需要，所以應當從管理和核算的需要出發(fā)來設(shè)置日記帳，不能為了簡單而搞以單代帳、以表代帳，因為這樣就無法滿足核算和管理的需要。但這并不是說出納日記帳總是越多越全越復雜越好，應當從本單位的實際情況出發(fā)，在滿足管理和核算基本需要的前提下，遵循節(jié)約原則，避免設(shè)置得過多和過于復雜，以充分節(jié)約人力、物力。
二、怎樣登帳
登記出納日記帳的基本要求
在出納工作中，根據(jù)審核無誤的會計憑證，按照規(guī)定的手續(xù)進行登記，是出納工作的一項重要內(nèi)容，也是會計核算的一項重要基礎(chǔ)性工作。它對于執(zhí)行和完成出納任務，保證和提高出納工作的質(zhì)量，正確地計算和確定貨幣資金收付和結(jié)存狀況，及時地編制會計報表，都具有直接的重要影響。每個企業(yè)的出納人員，都應做好登記出納日記帳的工作，做到按時登記、數(shù)字真實，摘要簡明，內(nèi)容完整，便于看帳、報帳和用帳。為此，在登記出納日記帳時，應遵循的總的要求是：內(nèi)容完備，數(shù)字真實、準確，字跡工整，摘要清楚、簡潔，登記及時，不漏記、重記、錯記和積壓帳目。
具體而言，在登記出納日記帳時，應遵循以下基本要求：
�。�1）根據(jù)復核無誤的收付款憑證登記，并以經(jīng)復核無誤的收付款憑證及所附原始憑證作為登記出納日記帳的依據(jù)。如果原始憑證上注明“代記帳憑證”字樣，經(jīng)有關(guān)人員簽章后，也可做為記帳的依據(jù)。
（2）所記帳的內(nèi)容必須同會計憑證相一致，不得隨便增減。每一筆帳都要記明記帳憑證的日期、編號、摘要、金額和對應科目等。經(jīng)濟業(yè)務的摘要不能過于簡略，應以能夠清楚地表述業(yè)務內(nèi)容為度，便于事后查對。日記帳應逐筆分行記錄，不得將收款憑證或付款憑證合并登記，也不得將收款付款相抵后以差額登記。
�。�3）記帳憑證登記完畢，出納員要在憑證上簽名或蓋章，并將登記帳頁的頁碼數(shù)填入記帳憑證內(nèi)有關(guān)行次，或在“記帳符號”欄內(nèi)打上“√符號，表示此筆業(yè)務已經(jīng)登記入帳。
�。�4）每登滿一頁帳頁，應在該帳頁的最后一行加計本頁發(fā)生額及余額，并在“摘要”欄內(nèi)注明“過次頁”；同時在下一頁的首行記入上頁加計的發(fā)生額及余額，并在“摘要”欄內(nèi)注明“承上頁”。
出納日記帳的概念
出納日記帳是出納員以收款憑證和付款憑證為根據(jù)，全面、系統(tǒng)、連續(xù)地記錄和反映本單位現(xiàn)金和銀行存款的收付業(yè)務及其結(jié)存情況的一種主要工具，是各單位會計帳簿的重要組成部分。出納日記帳包括現(xiàn)金日記帳和銀行存款日記帳兩種。
�。�1）現(xiàn)金日記帳。現(xiàn)金日記帳是用來逐筆記錄和反映本單位在經(jīng)濟業(yè)務中，由于使用現(xiàn)金結(jié)算而發(fā)生的現(xiàn)金的收入、付出及其結(jié)存情況的帳簿。
（2）銀行存款日記帳。銀行存款日記帳是用來逐筆記錄和反映本單位在經(jīng)濟業(yè)務中由于使用銀行轉(zhuǎn)帳結(jié)算而使銀行存款發(fā)生增減變動及其結(jié)存情況的帳簿。
現(xiàn)金日記帳和銀行存款日記帳必須采用訂本式帳簿，帳頁按順序編號，不得隨意抽換或增添，以保持帳頁頁數(shù)和序時記錄的系統(tǒng)性、完整性，防止不法分子從中舞弊。
出納日記帳的格式
現(xiàn)金日記帳有既登記現(xiàn)金收入，又登記現(xiàn)金支出的現(xiàn)金收付日記帳，也可更細地分別設(shè)置現(xiàn)金收入日記帳和現(xiàn)金支出日記帳。現(xiàn)金收付日記帳一般采用的是三欄式，即在同一張帳頁上設(shè)置“借方”、“貸方”、“余額”三欄，分別反映現(xiàn)金的收入、付出和結(jié)存情況。此外，還在“摘要”欄后設(shè)置“對方科目”欄，以具體登記對方科目名稱。
在有些單位中，為了在現(xiàn)金日記帳中更清楚地反映現(xiàn)金收入的來源和付出的用途，往往采用多欄式的現(xiàn)金日記帳，即收入欄（借方欄）和支出欄（貸方欄）按現(xiàn)金的對應科目設(shè)置專欄。
現(xiàn)金收人日記帳和現(xiàn)金支出日記帳主要是在收、付款憑證較多、并且現(xiàn)金的對應科目也較多的時候，為避免日記帳的帳頁過寬而設(shè)置的，多采用多欄式。
銀行存款日記帳與現(xiàn)金日記帳相似，同樣可以采用三欄式銀行存款日記帳、多欄式銀行存款日記帳，或者更細地分別設(shè)置多欄式銀行存款收入日記帳和銀行存款支出日記帳。為了便于與銀行對帳，也便于反映銀行存款收付所采用的結(jié)算方式，并突出各單位支票的管理，銀行存款日記帳還專設(shè)了“結(jié)算憑證種類和號數(shù)”欄或?qū)ＴO(shè)“現(xiàn)金支票號數(shù)及轉(zhuǎn)帳支票號數(shù)”欄。
出納日記帳的啟用、更換與保管
會計帳簿是一個單位重要的經(jīng)濟檔案，出納日記帳更是如此。為了保證其完整性，防止舞弊行為，明確記帳責任，出納員啟用現(xiàn)金日記帳和銀行存款日記帳時，必須在帳簿封面上寫明單位名稱和帳簿名稱以及所屬的年份，在帳簿扉頁上填寫“帳簿啟用表”。
會計人員在填寫這個表時，必須符合以下要求：
�。�1）寫明啟用日期和啟用帳簿的起止頁數(shù)。
按規(guī)定，現(xiàn)金日記帳和銀行存款日記帳一律采用訂本式帳簿，出納員在啟用帳簿時，對于未印制順序號的帳簿，應從第一頁到最后一頁順序編定頁數(shù)，不得跳頁、缺頁或缺號。
�。�2）寫明記帳人員姓名和會計主管姓名并加蓋名章以示慎重和負責。
�。�3）加蓋單位財務公章，以示嚴肅。
（4）當記帳人員和會計主管人員工作變動時，應先辦好帳簿移交手續(xù)，并在啟用表上明確記錄交接日期及接管人、監(jiān)交人姓名、加蓋名章。
現(xiàn)金日記帳和銀行存款日記帳要每年更換新帳，年度終了結(jié)帳時，出納員應將上年末帳戶余額直接抄入新帳第一行的余額欄中，并標明余額方向（與舊帳相同），在新帳摘要欄內(nèi)注明“上年結(jié)轉(zhuǎn)”字樣，無需編制會計分錄。
會計帳簿是重要的會計檔案。年度終了結(jié)帳后，出納員應將更換的帳簿移交給本單位會計部門會計檔案保管人員，由其負責保管出納帳簿記錄。按規(guī)定，出納日記帳應保存25年。
出納日記帳的設(shè)置
日記帳可以用來連續(xù)記錄全部經(jīng)濟業(yè)務的完成情況，也可以用來連續(xù)記錄某一類經(jīng)濟業(yè)務的完成情況。為了逐日反映現(xiàn)金和銀行存款的收付情況，各單位一般應設(shè)置出納日記帳，通過現(xiàn)金日記帳和銀行存款日記帳分別記錄現(xiàn)金和銀行存款的收入、支出及結(jié)存情況。有條件的企業(yè)還可以采用普通日記帳形式登記全部經(jīng)濟業(yè)務的完成情況。但是，不同的單位，其經(jīng)濟業(yè)務的性質(zhì)不同，規(guī)模大小不同，經(jīng)營管理的要求不同，相應地需要設(shè)置的出納帳的種類、格式也就不同。比如，在只有人民幣現(xiàn)金的單位，一般只設(shè)置一本現(xiàn)金日記帳即可，而對于除了人民幣現(xiàn)金外還存在多種外匯現(xiàn)金的情況下，一般應按現(xiàn)金的種類設(shè)置現(xiàn)金日記帳，以分別反映不同現(xiàn)金的收付和結(jié)存情況。又如，有些單位只有一個存款帳戶，那么只需設(shè)一本銀行存款日記帳即可，如同時設(shè)有多個銀行存款帳戶，則為了分別反映每個帳戶上存款的結(jié)存情況，需要設(shè)置多本銀行存款日記帳。再比如，如前所述，出納日記帳也有多種格式，在一般情況下使用三欄式日記帳即可；如果單位經(jīng)濟業(yè)務較為復雜，為了分別反映不同項目在一定期間內(nèi)所收入和付出的貨幣資金的多少，或者說為了分別反映一定時期內(nèi)貨幣資金收入的來源和支出的去向，可以使用多欄式日記帳。當然，為避免帳頁過寬還可以分設(shè)收入日記帳和支出日記帳。在具體設(shè)置出納日記帳時，應當遵循一項基本原則，那就是既要滿足核算和管理的需要，又要避免煩瑣。設(shè)置出納日記帳是為了能夠正確、全面、及時地反映本單位貨幣資金的收付和結(jié)存情況，滿足會計部門和其他經(jīng)營管理部門對貨幣資金進行正確核算和科學管理的需要，所以應當從管理和核算的需要出發(fā)來設(shè)置日記帳，不能為了簡單而搞以單代帳、以表代帳，因為這樣就無法滿足核算和管理的需要。但這并不是說出納日記帳總是越多越全越復雜越好，應當從本單位的實際情況出發(fā)，在滿足管理和核算基本需要的前提下，遵循節(jié)約原則，避免設(shè)置得過多和過于復雜，以充分節(jié)約人力、物力。
二、怎樣登帳
登記出納日記帳的基本要求
在出納工作中，根據(jù)審核無誤的會計憑證，按照規(guī)定的手續(xù)進行登記，是出納工作的一項重要內(nèi)容，也是會計核算的一項重要基礎(chǔ)性工作。它對于執(zhí)行和完成出納任務，保證和提高出納工作的質(zhì)量，正確地計算和確定貨幣資金收付和結(jié)存狀況，及時地編制會計報表，都具有直接的重要影響。每個企業(yè)的出納人員，都應做好登記出納日記帳的工作，做到按時登記、數(shù)字真實，摘要簡明，內(nèi)容完整，便于看帳、報帳和用帳。為此，在登記出納日記帳時，應遵循的總的要求是：內(nèi)容完備，數(shù)字真實、準確，字跡工整，摘要清楚、簡潔，登記及時，不漏記、重記、錯記和積壓帳目。
具體而言，在登記出納日記帳時，應遵循以下基本要求：
�。�1）根據(jù)復核無誤的收付款憑證登記，并以經(jīng)復核無誤的收付款憑證及所附原始憑證作為登記出納日記帳的依據(jù)。如果原始憑證上注明“代記帳憑證”字樣，經(jīng)有關(guān)人員簽章后，也可做為記帳的依據(jù)。
（2）所記帳的內(nèi)容必須同會計憑證相一致，不得隨便增減。每一筆帳都要記明記帳憑證的日期、編號、摘要、金額和對應科目等。經(jīng)濟業(yè)務的摘要不能過于簡略，應以能夠清楚地表述業(yè)務內(nèi)容為度，便于事后查對。日記帳應逐筆分行記錄，不得將收款憑證或付款憑證合并登記，也不得將收款付款相抵后以差額登記。
�。�3）記帳憑證登記完畢，出納員要在憑證上簽名或蓋章，并將登記帳頁的頁碼數(shù)填入記帳憑證內(nèi)有關(guān)行次，或在“記帳符號”欄內(nèi)打上“√符號，表示此筆業(yè)務已經(jīng)登記入帳。
�。�4）每登滿一頁帳頁，應在該帳頁的最后一行加計本頁發(fā)生額及余額，并在“摘要”欄內(nèi)注明“過次頁”；同時在下一頁的首行記入上頁加計的發(fā)生額及余額，并在“摘要”欄內(nèi)注明“承上頁”。
