電話在現(xiàn)代商務(wù)活動中，應(yīng)用范圍非常廣。辦公電話文明用語，看起來是小事，卻反映出工作人員的思想素質(zhì)和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)及效率。我們在用電話進(jìn)行溝通的時候需要注意哪些細(xì)節(jié)呢？作者結(jié)合自己教學(xué)研究和工作實際的，從接聽電話和撥打電話兩個方面來介紹辦公室電話禮儀。
一、接聽電話的禮儀。
第一、接聽電話要遵循“響不過三”的原則。也就是說，在電話鈴響三聲之內(nèi)接起電話，不要故意延誤，提起聽筒以后，不要和周圍人閑扯，把發(fā)話擱在一邊。第二、接起電話后，應(yīng)該主動的“自報家門”。例如：接起電話后應(yīng)該這樣說“你好，我是×××公司×××，請問你找誰？” 在接電話時，切忌自己什么都不說，只是一味地詢問對方：“你叫什么名字？”“你是哪個單的？”“你找××？”這種做法極不禮貌的。第三、接到打錯的電話，首先應(yīng)該仔細(xì)聽清對方要找什么單位和什么人。如果確實打錯了，你應(yīng)該詢問對方要打的是什么號碼，然后你就把你的電話號碼告訴對方。在接到找錯的電話時，最重要的是耐心和仔細(xì)。即使對方再三詢問，也不要顯得不耐煩。對方的心情是可以理解的，希望弄錯的是別人而不是他自己。何況有時候，我們也有這種情況。當(dāng)接到打錯的電話時，不能沖話筒嚷嚷：“干什么？你找錯了。”然后把電話聽筒一摔。第四、如果打來的電話是找自己的，那么，按照正常的交談禮儀和對方通話，當(dāng)對方講話時，要靜靜地聽，不要隨使便打斷。在傾聽時，還應(yīng)當(dāng)附和。你若是一直悶不作聲或毫無反應(yīng)，會令人感到你根本沒有在用心聽。還有，通話的時候一定要注意做好電話記錄。第五、電話通訊，一般由發(fā)話人先結(jié)束談話。如果對方話還沒講完，自己便掛斷電話是很不文明的。如果電話來得不是時候，自己手里正有事忙著，而對方談興甚濃，一時還不想掛斷電話，可以委婉地告訴對方：“真想和你多談?wù)劊涩F(xiàn)在有件急事要處理，明天我打電話給你好嗎？”
二、撥打電話的禮儀
撥打需要注意什么問題呢，有哪些禮儀呢？下面介紹幾種撥打電話的禮儀。首先，在主動撥打電話之前，先打一個提綱，有所準(zhǔn)備，這樣可以節(jié)省打電話的時間，同時這也是一個非常好的商務(wù)習(xí)慣。因為你并不知道接電話的人正在忙什么，在通話之前做到心里有數(shù)，可以有效地節(jié)省時間，并能夠提高電話溝通的效率。提綱打好之后，應(yīng)該做一個簡單的寒暄，然后迅速直奔主題，不要閑聊天，東拉西扯，偏離你要表達(dá)的主要意思。其次，選擇適當(dāng)?shù)耐ㄔ挄r間。一般情況下，選擇通話時間遵循“不在早上8點之前、晚上10點以后、三餐之間給人打電話。”也就是說，白天應(yīng)在8點以后（假日在九點以后），夜間則要在10點以前，以免干擾受話人包括對方老人或小孩的睡眠，三餐之間應(yīng)該給對方一個舒心的就餐心情，所以盡量不要在三餐之間給對方打電話，還有，老年人大多數(shù)有午睡的習(xí)慣，無特殊情況，也不要在中午給老年人打電話。再次，查清對方的電話號碼，并正確地?fù)芴�。萬一弄錯了，應(yīng)向接電話者表示歉意，不要將電話一撳了事。撥號以后，如只聽鈴響，沒有人接，應(yīng)耐心待片刻，待鈴響六七次后再掛斷。否則，如對方正巧不在電話機(jī)旁，匆匆趕來接時，電話已掛斷了，這也是失禮的。
接著，電話接通以后，可以先問一下對方的號碼或單位，然后再報出受話人的姓名。當(dāng)對方詢問姓名時，一般應(yīng)告訴對方，如果自己不說，反問對方“你是誰”，是很不禮貌的。萬一受話人不在，而又不便說出自己的姓名時應(yīng)該婉轉(zhuǎn)地回答。比如說：“我是他（她）的朋友。我明天再打電話來吧�！弊詈�，控制通話時間，注意通話態(tài)度。同時在用電話進(jìn)行溝通的時候，一般應(yīng)該把時間控制在３分鐘以內(nèi)，最長也不要超過５分鐘。即便這一次溝通沒有完全表達(dá)出你的意思，約定下次打電話的時間或面談的時間，而避免在電話中占用的時間過長。打電話時一定要態(tài)度友善、語調(diào)溫和、講究禮貌，從而有利于雙方的溝通。切不可表現(xiàn)出絲毫的粗魯和暴躁。談話結(jié)束后，應(yīng)該說一聲“再見”，“謝謝”，不可貿(mào)然掛斷電話。當(dāng)然，辦公室電話禮儀還有很多方面的內(nèi)容，需要我們在工作中不斷的摸索和總結(jié)，希望秘書界同仁批評指教。
一、接聽電話的禮儀。
第一、接聽電話要遵循“響不過三”的原則。也就是說，在電話鈴響三聲之內(nèi)接起電話，不要故意延誤，提起聽筒以后，不要和周圍人閑扯，把發(fā)話擱在一邊。第二、接起電話后，應(yīng)該主動的“自報家門”。例如：接起電話后應(yīng)該這樣說“你好，我是×××公司×××，請問你找誰？” 在接電話時，切忌自己什么都不說，只是一味地詢問對方：“你叫什么名字？”“你是哪個單的？”“你找××？”這種做法極不禮貌的。第三、接到打錯的電話，首先應(yīng)該仔細(xì)聽清對方要找什么單位和什么人。如果確實打錯了，你應(yīng)該詢問對方要打的是什么號碼，然后你就把你的電話號碼告訴對方。在接到找錯的電話時，最重要的是耐心和仔細(xì)。即使對方再三詢問，也不要顯得不耐煩。對方的心情是可以理解的，希望弄錯的是別人而不是他自己。何況有時候，我們也有這種情況。當(dāng)接到打錯的電話時，不能沖話筒嚷嚷：“干什么？你找錯了。”然后把電話聽筒一摔。第四、如果打來的電話是找自己的，那么，按照正常的交談禮儀和對方通話，當(dāng)對方講話時，要靜靜地聽，不要隨使便打斷。在傾聽時，還應(yīng)當(dāng)附和。你若是一直悶不作聲或毫無反應(yīng)，會令人感到你根本沒有在用心聽。還有，通話的時候一定要注意做好電話記錄。第五、電話通訊，一般由發(fā)話人先結(jié)束談話。如果對方話還沒講完，自己便掛斷電話是很不文明的。如果電話來得不是時候，自己手里正有事忙著，而對方談興甚濃，一時還不想掛斷電話，可以委婉地告訴對方：“真想和你多談?wù)劊涩F(xiàn)在有件急事要處理，明天我打電話給你好嗎？”
二、撥打電話的禮儀
撥打需要注意什么問題呢，有哪些禮儀呢？下面介紹幾種撥打電話的禮儀。首先，在主動撥打電話之前，先打一個提綱，有所準(zhǔn)備，這樣可以節(jié)省打電話的時間，同時這也是一個非常好的商務(wù)習(xí)慣。因為你并不知道接電話的人正在忙什么，在通話之前做到心里有數(shù)，可以有效地節(jié)省時間，并能夠提高電話溝通的效率。提綱打好之后，應(yīng)該做一個簡單的寒暄，然后迅速直奔主題，不要閑聊天，東拉西扯，偏離你要表達(dá)的主要意思。其次，選擇適當(dāng)?shù)耐ㄔ挄r間。一般情況下，選擇通話時間遵循“不在早上8點之前、晚上10點以后、三餐之間給人打電話。”也就是說，白天應(yīng)在8點以后（假日在九點以后），夜間則要在10點以前，以免干擾受話人包括對方老人或小孩的睡眠，三餐之間應(yīng)該給對方一個舒心的就餐心情，所以盡量不要在三餐之間給對方打電話，還有，老年人大多數(shù)有午睡的習(xí)慣，無特殊情況，也不要在中午給老年人打電話。再次，查清對方的電話號碼，并正確地?fù)芴�。萬一弄錯了，應(yīng)向接電話者表示歉意，不要將電話一撳了事。撥號以后，如只聽鈴響，沒有人接，應(yīng)耐心待片刻，待鈴響六七次后再掛斷。否則，如對方正巧不在電話機(jī)旁，匆匆趕來接時，電話已掛斷了，這也是失禮的。
接著，電話接通以后，可以先問一下對方的號碼或單位，然后再報出受話人的姓名。當(dāng)對方詢問姓名時，一般應(yīng)告訴對方，如果自己不說，反問對方“你是誰”，是很不禮貌的。萬一受話人不在，而又不便說出自己的姓名時應(yīng)該婉轉(zhuǎn)地回答。比如說：“我是他（她）的朋友。我明天再打電話來吧�！弊詈�，控制通話時間，注意通話態(tài)度。同時在用電話進(jìn)行溝通的時候，一般應(yīng)該把時間控制在３分鐘以內(nèi)，最長也不要超過５分鐘。即便這一次溝通沒有完全表達(dá)出你的意思，約定下次打電話的時間或面談的時間，而避免在電話中占用的時間過長。打電話時一定要態(tài)度友善、語調(diào)溫和、講究禮貌，從而有利于雙方的溝通。切不可表現(xiàn)出絲毫的粗魯和暴躁。談話結(jié)束后，應(yīng)該說一聲“再見”，“謝謝”，不可貿(mào)然掛斷電話。當(dāng)然，辦公室電話禮儀還有很多方面的內(nèi)容，需要我們在工作中不斷的摸索和總結(jié)，希望秘書界同仁批評指教。
