辦公室自動(dòng)化作用和條件
　　管理是科學(xué)，是財(cái)富，是一種巨大的資源。但眾所周知，各級(jí)和類的辦公機(jī)構(gòu)，總是把大量的人力物力花費(fèi)在各種文件、信函、報(bào)刊文摘、資料卡片、會(huì)議紀(jì)要、人事檔案、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等信息管理上。所以，多少年來(lái)人們總是試圖從這些既重要又繁瑣的事務(wù)中解放出來(lái)。尤其是在科學(xué)技術(shù)高度發(fā)達(dá)和生產(chǎn)組織愈益復(fù)雜的今天，管理手段的現(xiàn)代化就顯得愈加突出。隨著電子計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用，特別是能進(jìn)行中西文處理的微電腦的問(wèn)世，人們多年的夙愿得到了實(shí)現(xiàn)。辦公室人員可以通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息數(shù)據(jù)處理，幫助人們進(jìn)行分析、決策；從而大大減輕了辦公人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了工作效率。電子計(jì)算機(jī)已成為辦公自動(dòng)化的核心。
　　電子計(jì)算機(jī)應(yīng)用于管理在國(guó)際上已有較長(zhǎng)的歷史，早可追溯到60年代初。美國(guó)已建成由一臺(tái)計(jì)算機(jī)和全國(guó)2000個(gè)終端組成的飛機(jī)訂票系統(tǒng)。目前，在美國(guó)約80%的電子計(jì)算機(jī)用于管理。在我國(guó)，電子計(jì)算機(jī)用于管理雖然時(shí)間很短，但發(fā)展很快。
　　電子計(jì)算機(jī)在辦公室中的應(yīng)用范圍是很廣泛的，從大方面說(shuō)，主要可用于計(jì)劃管理、物資管理、生產(chǎn)管理、人事及勞動(dòng)工資管理、行政管理和教育科研管理等。
　�、庞�(jì)劃管理。電子計(jì)算機(jī)應(yīng)用于計(jì)劃管理的極大好處是：①計(jì)劃質(zhì)量高；②計(jì)劃速度快；③成本核算精確，預(yù)計(jì)結(jié)果準(zhǔn)確；④發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)。 
　　⑵物資管理。利用電子計(jì)算機(jī)可以對(duì)物資的流通、存儲(chǔ)進(jìn)行信息控制處理，使其保持在佳狀態(tài)。如倉(cāng)庫(kù)管理，計(jì)算機(jī)可以代替賬本，完整記錄各種物資本身情況及存儲(chǔ)情況，變動(dòng)和查詢都很方便。
　�、巧�產(chǎn)管理。利用計(jì)算機(jī)可以嚴(yán)格按照生產(chǎn)計(jì)劃監(jiān)督，并在一定范圍內(nèi)指揮生產(chǎn)，它可以按照要求在每天上班時(shí)分配好每個(gè)工位當(dāng)天的工作量并提出要求，可以檢查工人的生產(chǎn)質(zhì)量，還可以根據(jù)生產(chǎn)的實(shí)際情況對(duì)原計(jì)劃提出修改方案。
　　⑷人事及勞動(dòng)工資管理。利用計(jì)算機(jī)可以對(duì)本單位的所有人員實(shí)行有效的檔案管理，可以隨時(shí)調(diào)用每個(gè)工作人員的檔案記錄情況，清楚地了解每個(gè)人的知識(shí)結(jié)構(gòu)、工作履歷、勞動(dòng)業(yè)績(jī)，以至于愛(ài)好、特長(zhǎng)，從而做到對(duì)每個(gè)人用其所長(zhǎng)，發(fā)揮大積極性；計(jì)算機(jī)在勞動(dòng)工資管理中，可以對(duì)每個(gè)職工的出勤情況、獎(jiǎng)懲記錄、收入增減等進(jìn)行綜合管理。目前，計(jì)算機(jī)用于財(cái)務(wù)工資的管理已基本普及了。用計(jì)算機(jī)管理工資，減少了大量的人力，而且準(zhǔn)確性大大提高。
　�、尚姓�管理。如前面所述，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理，如會(huì)議安排、報(bào)刊文摘、文件登錄、信訪處理、會(huì)議紀(jì)要、重要通訊地址存錄、住房分配等，“電子秘書(shū)”可以把管理者從事務(wù)中解放出來(lái)，降低管理成本，提高工作效率。
　�、式逃�科研管理。利用計(jì)算機(jī)可以對(duì)本單位的教育科研進(jìn)行全面管理，可以對(duì)各種層次的職工受教育的時(shí)間、內(nèi)容、課目、成績(jī)進(jìn)行有效管理；在科研管理中計(jì)算機(jī)可對(duì)科研項(xiàng)目的確定，經(jīng)費(fèi)的使用及成果的評(píng)估進(jìn)行科學(xué)的、嚴(yán)格的管理。
　　電子計(jì)算機(jī)在化驗(yàn)室中的應(yīng)用條件有很多，但主要的條件不外乎部門(mén)條件、領(lǐng)導(dǎo)條件、技術(shù)人員條件、環(huán)境和設(shè)備條件以及科學(xué)管理基礎(chǔ)條件。
　�、挪块T(mén)（辦公室）條件。指一個(gè)部門(mén)（辦公室）經(jīng)專家論證應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理后確實(shí)會(huì)產(chǎn)生明顯效益的條件。有的部門(mén)（辦公室）平時(shí)信息數(shù)據(jù)處理量很小，技術(shù)要求很底，信息貯存用卡片箱、寫(xiě)字臺(tái)、文件柜等已綽綽有余，即用傳統(tǒng)的手工操作就能達(dá)到應(yīng)用計(jì)算機(jī)后的同等效益，這樣的部門(mén)（辦公室）就不具備應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理的基本條件。
　　⑵領(lǐng)導(dǎo)條件。辦公室應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理，必須要有一套特殊的信息系統(tǒng)來(lái)保證，而這個(gè)特殊的信息系統(tǒng)的建立沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)重視、親自掛帥是無(wú)法完成的。否則，就是用了計(jì)算機(jī)也會(huì)成為無(wú)源之本，因?yàn)槿舻貌坏接嘘P(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門(mén)的信息提供及信息補(bǔ)充，計(jì)算機(jī)管理也就失去了其應(yīng)有的作用。
　�、羌夹g(shù)人員條件。應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理一般須具有：①操作員在計(jì)算機(jī)終端進(jìn)行實(shí)際操作工作，負(fù)責(zé)控制工作進(jìn)度，保管檔案，匯集及分發(fā)輸入輸出資料等。②程序設(shè)計(jì)人員，負(fù)責(zé)各種軟件的研制、修訂、擴(kuò)充、維護(hù)等方面的工作。主要是分析問(wèn)題、規(guī)劃程序、總體設(shè)計(jì)及制定輸入輸出規(guī)范等。③程序員，是程序設(shè)計(jì)員的助手，幫助程序設(shè)計(jì)員具體實(shí)現(xiàn)規(guī)劃與設(shè)計(jì)。④硬件維護(hù)人員，負(fù)責(zé)計(jì)算機(jī)硬件方面的維護(hù)、修理、調(diào)試及計(jì)算機(jī)場(chǎng)地等方面的工作。
　�、拳h(huán)境和設(shè)備條件。目前，應(yīng)用計(jì)算機(jī)必須要有一個(gè)較好的環(huán)境，計(jì)算機(jī)房附近不能有強(qiáng)電、強(qiáng)磁場(chǎng)和強(qiáng)噪聲源；房屋結(jié)構(gòu)要有一定的防火、防雷、防震能力；供電網(wǎng)必須正常，設(shè)備條件是指所應(yīng)用的計(jì)算機(jī)必須適應(yīng)本部門(mén)（辦公室）的需要。另外，附加設(shè)備要齊全。
　�、煽茖W(xué)管理基礎(chǔ)條件。應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理辦公室，準(zhǔn)確、及時(shí)、全面的原始數(shù)據(jù)是進(jìn)行計(jì)算機(jī)科學(xué)管理的首要依據(jù)。為了適應(yīng)計(jì)算機(jī)管理的要求，在辦公室管理中必須制訂崗位職責(zé)和崗位責(zé)任制，管理工作要程序化，文件報(bào)表要統(tǒng)一化，數(shù)據(jù)資料要完整化、標(biāo)準(zhǔn)化和代碼化。