操作方便
　　形成檔案之前的電子文件，其增、刪、改等都很方便，而且改后不留任何痕跡，保證了檔案頁(yè)面的整潔。并且電子檔案具有高度的標(biāo)準(zhǔn)性，使之對(duì)電子檔案的檢索更加方便。
　　傳遞快捷、實(shí)現(xiàn)資源共享
　　一份紙質(zhì)檔案只能在某時(shí)、某地讓能夠接觸到它的人閱讀，而電子檔案由于其處理環(huán)境是計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，因此可以不受這種限制。網(wǎng)絡(luò)上傳遞電子檔案的時(shí)間是按秒計(jì)算，而同
　　樣距離的紙質(zhì)檔案?jìng)鬟f則是以天計(jì)算的，二者在速度上的區(qū)別非常明顯。而且，一個(gè)終端上的電子束件也可以同時(shí)發(fā)給若干個(gè)網(wǎng)絡(luò)終端，電子檔案這種不受存儲(chǔ)載體限制的特點(diǎn)，使利用者產(chǎn)生一種共享的感覺(jué)，從而擺脫時(shí)間和空間的制約。
　　存儲(chǔ)空間小
　　無(wú)限增長(zhǎng)的紙質(zhì)文件與有限的存儲(chǔ)空間之間存在著日益激烈的矛盾，而電子檔案占據(jù)的極少量空間能夠很好地解決這一矛盾，例如：一張光盤容量可達(dá)600MB～4000MB，可存35萬(wàn)張打印紙上的文字信息或10萬(wàn)頁(yè)圖形信息。而且，如果不移動(dòng)存儲(chǔ)載體，只處理信息，那么電子檔案幾乎無(wú)重量和體積可言，相比之下紙質(zhì)文件的笨重就顯而易見(jiàn)了。
　　具有多種表現(xiàn)形式
　　隨著多媒體電子計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，電子檔案的形態(tài)也隨之多樣化了。文字、圖形、聲音、影像等多種媒體信息都可以單獨(dú)或相互搭配成電子檔案的內(nèi)容，這就造成了電子檔案的多媒體集成性，使電子檔案比紙質(zhì)檔案更加全面、形象、生動(dòng)。
　　復(fù)制時(shí)不容易丟失信息
　　紙質(zhì)文件復(fù)制或縮微品拷貝經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)清晰度下降、畸變、信息丟失等問(wèn)題，而電子檔案的復(fù)制，由于是數(shù)字化的信息處理，幾乎不存在這些問(wèn)題。所以完全可以做到復(fù)制后得到的電子檔案與原來(lái)的電子檔案無(wú)任何區(qū)別。