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秘書(shū)從業(yè)經(jīng)驗(yàn):巧妙利用電子檔案存儲(chǔ)優(yōu)勢(shì)

時(shí)間:2009-03-18 22:26:00   來(lái)源:無(wú)憂考網(wǎng)     [字體: ]
操作方便
  形成檔案之前的電子文件,其增、刪、改等都很方便,而且改后不留任何痕跡,保證了檔案頁(yè)面的整潔。并且電子檔案具有高度的標(biāo)準(zhǔn)性,使之對(duì)電子檔案的檢索更加方便。
  傳遞快捷、實(shí)現(xiàn)資源共享
  一份紙質(zhì)檔案只能在某時(shí)、某地讓能夠接觸到它的人閱讀,而電子檔案由于其處理環(huán)境是計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù),因此可以不受這種限制。網(wǎng)絡(luò)上傳遞電子檔案的時(shí)間是按秒計(jì)算,而同
  樣距離的紙質(zhì)檔案?jìng)鬟f則是以天計(jì)算的,二者在速度上的區(qū)別非常明顯。而且,一個(gè)終端上的電子束件也可以同時(shí)發(fā)給若干個(gè)網(wǎng)絡(luò)終端,電子檔案這種不受存儲(chǔ)載體限制的特點(diǎn),使利用者產(chǎn)生一種共享的感覺(jué),從而擺脫時(shí)間和空間的制約。
  存儲(chǔ)空間小
  無(wú)限增長(zhǎng)的紙質(zhì)文件與有限的存儲(chǔ)空間之間存在著日益激烈的矛盾,而電子檔案占據(jù)的極少量空間能夠很好地解決這一矛盾,例如:一張光盤容量可達(dá)600MB~4000MB,可存35萬(wàn)張打印紙上的文字信息或10萬(wàn)頁(yè)圖形信息。而且,如果不移動(dòng)存儲(chǔ)載體,只處理信息,那么電子檔案幾乎無(wú)重量和體積可言,相比之下紙質(zhì)文件的笨重就顯而易見(jiàn)了。
  具有多種表現(xiàn)形式
  隨著多媒體電子計(jì)算機(jī)的應(yīng)用,電子檔案的形態(tài)也隨之多樣化了。文字、圖形、聲音、影像等多種媒體信息都可以單獨(dú)或相互搭配成電子檔案的內(nèi)容,這就造成了電子檔案的多媒體集成性,使電子檔案比紙質(zhì)檔案更加全面、形象、生動(dòng)。
  復(fù)制時(shí)不容易丟失信息
  紙質(zhì)文件復(fù)制或縮微品拷貝經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)清晰度下降、畸變、信息丟失等問(wèn)題,而電子檔案的復(fù)制,由于是數(shù)字化的信息處理,幾乎不存在這些問(wèn)題。所以完全可以做到復(fù)制后得到的電子檔案與原來(lái)的電子檔案無(wú)任何區(qū)別。