主要包括：（一）生理條件，指年齡、性別、健康狀況等。（二）社會條件，指家庭、教育、生活閱歷等。（三）心理條件，指心理活動過程、個性心理、群體心理是依規(guī)律而展開。本節(jié)主要探討生理條件和社會條件對秘書心理的影響。
一、生理條件對秘書心理的影響
（一） 年齡條件
合理的組合，應是梯型結(jié)構。
從發(fā)展趨勢看是年輕化，一般秘書應比領導年輕，應根據(jù)領導的需要確定充任秘書的年齡，不要強制性地規(guī)定年齡標準。
引導學生辨析“秘書工作是吃青春飯”的看法，探討什么年齡更適宜當秘書。
（二）性別條件
男女兩性各有所長各有所短，應優(yōu)勢互補。根據(jù)秘書專業(yè)女生多于男生的比例情況，引導學生討論，如何揚長避短，充分地具體擔任秘書的條件。
（三）健康條件
主要包括生理健康和心理健康。
二、社會條件對秘書的心理影響
（一）知識結(jié)構 應是T型結(jié)構
1、扎實的基礎知識 自然科學
社會科學
2、豐富的專業(yè)知識 通用的知識
行業(yè)的知識
3、寬泛的輔助知識
（二）文化程度 大專以上學歷 取決于秘書的職級和工作需要
（三）能力結(jié)構 應是通才、急才、將才、復合型的人才