息社會為現(xiàn)代秘書提供了一個新的資源一一網(wǎng)絡(luò)資源。網(wǎng)絡(luò)資源是隨著辦公環(huán)境的網(wǎng)絡(luò)化而產(chǎn)生的�，F(xiàn)代秘書工作環(huán)境的變化就是辦公室網(wǎng)絡(luò)化。網(wǎng)絡(luò)將一個單位內(nèi)部的所有辦公室連接起來，然后連接一個城市的眾多的辦公室，爾后連接因特網(wǎng)上無數(shù)個辦公室，這就是目前秘書辦公環(huán)境最顯著的變化。互聯(lián)網(wǎng)正在快速的發(fā)展，在全球己經(jīng)形成了龐大的規(guī)模。同時互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用也走向了多元化。人們在工作、學(xué)習(xí)和生活中越來越多地使用互聯(lián)網(wǎng)，整個社會的運(yùn)行都搭上了互聯(lián)網(wǎng)的快車，并打上了互聯(lián)網(wǎng)的烙印。
互聯(lián)網(wǎng)己經(jīng)從單一的行業(yè)互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展成為深入我國各行各業(yè)的社會大眾的互聯(lián)網(wǎng)。分布在各行各業(yè)的秘書人員最先感受到互聯(lián)網(wǎng)給文秘工作帶來的變化，人們上網(wǎng)在線協(xié)同辦公，通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行交流溝通，利用網(wǎng)絡(luò)資源處理各種事務(wù)。不但大大地提高辦文、辦會和辦事的工作效率，而且基于網(wǎng)絡(luò)的辦公事務(wù)處理不受到時間和空間的限制。網(wǎng)絡(luò)不僅具各在線辦公的技術(shù)基礎(chǔ)，而且更重要的是為在線辦公提供了大量資源。這些資源的充分利用是秘書人員提高工作效率的主要方式之一。
互聯(lián)網(wǎng)的資源異常豐富，客觀現(xiàn)實的幾乎所有方面都作為鏡像反映到網(wǎng)絡(luò)之中。計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)是指將多個獨(dú)立的計算機(jī)系統(tǒng)通過通信設(shè)備和通信線路連接起來，并在網(wǎng)絡(luò)軟件的支持下實現(xiàn)數(shù)據(jù)通信和資源共享的集合。因此，互聯(lián)網(wǎng)上的任一工作站都可以共享網(wǎng)上無數(shù)臺計算機(jī)主機(jī)中的資源，我們很難用語言來描繪互聯(lián)網(wǎng)資源的整體狀況，不過可以從秘書工作的角度來分析網(wǎng)絡(luò)上那些可用的資源。本文主要分析秘書信息溝通的網(wǎng)絡(luò)資源。
信息時代要求管理者在實現(xiàn)高效管理的同時，必須保證各種管理政策能在向下傳達(dá)中不走調(diào)，并對員工、部科、合作伙伴、投資者和支持者產(chǎn)生預(yù)期的影響。來自各方面的建議和要求也要及時反饋到管理者的接收器中，確保管理的前瞻性和準(zhǔn)確性。在外部關(guān)系中由于利益的需要，也對信息的共享提出了不同的耍求。因此，在互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的今天，管理者從居高臨下的開始演變成為推動高效溝通的聯(lián)系人。公司面臨的內(nèi)外關(guān)系和部門之間的縱橫關(guān)系在網(wǎng)絡(luò)的作用下沒有了明顯的分界線。不同的管理者可以共享計劃、需求信息以及各種必要的資料。在這種環(huán)境下，秘書工作崗位就像一個樞紐，信息的上傳下達(dá)通過秘節(jié)來實施。在信息化管理的組織當(dāng)中，秘書是網(wǎng)絡(luò)管理中的一個節(jié)點(diǎn)。每天都要接受或發(fā)出大量的信息，而且必須保證信息傳輸過程中的完整性和準(zhǔn)確性。因此，傳統(tǒng)的方式難以勝任，目前只有應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)通訊資源，才能有效地提高信息溝通的速度和效率。
首先，可以充分利用內(nèi)部局域網(wǎng)(Intranet)的眾多溝通功能，如發(fā)布內(nèi)部文件的網(wǎng)上公告板，及時將那些周知性的事宜加以公布�；�?qū)⑵髽I(yè)內(nèi)部的一些文件、報告等信息通過內(nèi)部局域網(wǎng)發(fā)往企業(yè)各個部門。比如，有關(guān)福利條款的修訂，關(guān)于節(jié)假日的休息日程安排等信息，不論是常規(guī)的還是非常規(guī)的，都可以快捷地把信息傳送到每個員工手里。還有內(nèi)部局域網(wǎng)提供的電子郵件服務(wù)，這是內(nèi)部員工相互通信的快捷通道。與互聯(lián)網(wǎng)上提供的電子郵件相比，公司內(nèi)部網(wǎng)提供的電子郵件服務(wù)更加有針對性，不僅可以用于一對一，還可以實現(xiàn)單對多的通信，而且可以采用標(biāo)準(zhǔn)的通信格式。內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)為企業(yè)管理人員與員工的對話提供了的平臺，實現(xiàn)了管理人員與員工間的平等溝通。在過去，基層員工或許數(shù)月才能與老板見上一面，現(xiàn)在通過網(wǎng)絡(luò)員工可以隨時與老板交流。這種網(wǎng)上角色的轉(zhuǎn)變，極大地滿足了員工的心理需求，在很大程度上鼓舞了員工的士氣，提高了企業(yè)的凝聚力。借助內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)信息發(fā)布系統(tǒng)出版的電子刊物，它可以替代傳統(tǒng)的內(nèi)部刊物�；�于外部網(wǎng)絡(luò)的新聞發(fā)布，可以滿足公司合作伙伴以及主要顧客對公司經(jīng)營信息的需求。這好比公司對外的窗口，向公眾傳達(dá)企業(yè)的經(jīng)營理念，樹立企業(yè)的良好形象。因此BBS的信息發(fā)布和溝通作用是不可低估的。
其次，經(jīng)常使用IP電話，大大降低了溝通成本，使跨國公司總部與分部之間的國際電話往來成本節(jié)省許多。通過IP電話，世界上任何一部普通電話機(jī)都可以通過Internet呼叫本地或異地的普通電話機(jī)。同傳統(tǒng)長途或越洋電話相比較，IP網(wǎng)絡(luò)電話突出的優(yōu)勢是價廉使得通信成本大大降低。過去，電話一直是組織溝通的主角。如今，計算機(jī)、modem和光纖的加盟，再加上三維圖像識別軟件技術(shù)，使電話的溝通價值再次大放光芒�？梢曤娫挼恼Q生，使企業(yè)在真正意義上感受到“地球村”的含義。
還有E-mail，不僅可以像傳真機(jī)一樣傳送文件、數(shù)據(jù)、表格，還可以增加內(nèi)容的色彩信息，增強(qiáng)信息的保密性，同時便于接收者修改并存儲于計算機(jī)內(nèi)。而且重要的是，其費(fèi)用比傳真機(jī)便宜，并且使原先一對一的單調(diào)的語音溝通立體直觀化。企業(yè)計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上的各個用戶之間通過電子郵件進(jìn)行溝通、交流的通信方式，可以實現(xiàn)一對一的通信需要，也可以實現(xiàn)一對多、多對多的通信需要。
網(wǎng)絡(luò)傳真是通過互聯(lián)網(wǎng)使傳真件發(fā)送到對方的普通傳真機(jī)上或電子信箱中，用戶可以選擇任何時間、任何地點(diǎn)發(fā)送傳真。而且網(wǎng)絡(luò)傳真也有計算機(jī)卻傳真機(jī)、傳真機(jī)和傳真機(jī)之間的兩種通信形式可供選擇。如果是計算機(jī)中的文檔，可以不需要先打印出來就可以直接傳送�；蛘邔Ψ絺髡鏅C(jī)的傳真件可以直接進(jìn)入接受者的計算機(jī)中，根據(jù)文件的特征和重要性，再決定是否打印。QQ是一個即時通信軟件，源于國際流行軟件ICQ。由于該軟件是共享的，因此目前它既可在內(nèi)部網(wǎng)也可在互聯(lián)網(wǎng)上使用。QQ的主要功能有語音聊天、視頻聊天、傳輸文件、發(fā)送語音郵件、接收郵件、查詢網(wǎng)絡(luò)資訊和使用聊天室等。
MSN Messenger是微軟公司推出的一款即時通訊軟件，它非常好用，不僅可以實時發(fā)送和接送圖文消息，還可以與聯(lián)系人進(jìn)行語音交談，甚至還可以召開多人聯(lián)機(jī)會議。相對于QQ，MSN Messenger更多的用于工作交流，因為它很穩(wěn)定，目前的版本是70，傳輸功能強(qiáng)大，筆者試過傳送36M的大文件，很快就搞定。
總之，進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)時代的秘私工作，溝通變得異常重要。因為信息化的現(xiàn)代管理需要人們更多的互動，充分利用網(wǎng)絡(luò)通訊資源不僅大大降低溝通的成本，而且顯著提高溝通交流的速度和效率。