息社會(huì)為現(xiàn)代秘書提供了一個(gè)新的資源一一網(wǎng)絡(luò)資源。網(wǎng)絡(luò)資源是隨著辦公環(huán)境的網(wǎng)絡(luò)化而產(chǎn)生的。現(xiàn)代秘書工作環(huán)境的變化就是辦公室網(wǎng)絡(luò)化。網(wǎng)絡(luò)將一個(gè)單位內(nèi)部的所有辦公室連接起來,然后連接一個(gè)城市的眾多的辦公室,爾后連接因特網(wǎng)上無數(shù)個(gè)辦公室,這就是目前秘書辦公環(huán)境最顯著的變化。互聯(lián)網(wǎng)正在快速的發(fā)展,在全球己經(jīng)形成了龐大的規(guī)模。同時(shí)互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用也走向了多元化。人們?cè)诠ぷ、學(xué)習(xí)和生活中越來越多地使用互聯(lián)網(wǎng),整個(gè)社會(huì)的運(yùn)行都搭上了互聯(lián)網(wǎng)的快車,并打上了互聯(lián)網(wǎng)的烙印。
互聯(lián)網(wǎng)己經(jīng)從單一的行業(yè)互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展成為深入我國(guó)各行各業(yè)的社會(huì)大眾的互聯(lián)網(wǎng)。分布在各行各業(yè)的秘書人員最先感受到互聯(lián)網(wǎng)給文秘工作帶來的變化,人們上網(wǎng)在線協(xié)同辦公,通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行交流溝通,利用網(wǎng)絡(luò)資源處理各種事務(wù)。不但大大地提高辦文、辦會(huì)和辦事的工作效率,而且基于網(wǎng)絡(luò)的辦公事務(wù)處理不受到時(shí)間和空間的限制。網(wǎng)絡(luò)不僅具各在線辦公的技術(shù)基礎(chǔ),而且更重要的是為在線辦公提供了大量資源。這些資源的充分利用是秘書人員提高工作效率的主要方式之一。
互聯(lián)網(wǎng)的資源異常豐富,客觀現(xiàn)實(shí)的幾乎所有方面都作為鏡像反映到網(wǎng)絡(luò)之中。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)是指將多個(gè)獨(dú)立的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)通過通信設(shè)備和通信線路連接起來,并在網(wǎng)絡(luò)軟件的支持下實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)通信和資源共享的集合。因此,互聯(lián)網(wǎng)上的任一工作站都可以共享網(wǎng)上無數(shù)臺(tái)計(jì)算機(jī)主機(jī)中的資源,我們很難用語(yǔ)言來描繪互聯(lián)網(wǎng)資源的整體狀況,不過可以從秘書工作的角度來分析網(wǎng)絡(luò)上那些可用的資源。本文主要分析秘書信息溝通的網(wǎng)絡(luò)資源。
信息時(shí)代要求管理者在實(shí)現(xiàn)高效管理的同時(shí),必須保證各種管理政策能在向下傳達(dá)中不走調(diào),并對(duì)員工、部科、合作伙伴、投資者和支持者產(chǎn)生預(yù)期的影響。來自各方面的建議和要求也要及時(shí)反饋到管理者的接收器中,確保管理的前瞻性和準(zhǔn)確性。在外部關(guān)系中由于利益的需要,也對(duì)信息的共享提出了不同的耍求。因此,在互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的今天,管理者從居高臨下的開始演變成為推動(dòng)高效溝通的聯(lián)系人。公司面臨的內(nèi)外關(guān)系和部門之間的縱橫關(guān)系在網(wǎng)絡(luò)的作用下沒有了明顯的分界線。不同的管理者可以共享計(jì)劃、需求信息以及各種必要的資料。在這種環(huán)境下,秘書工作崗位就像一個(gè)樞紐,信息的上傳下達(dá)通過秘節(jié)來實(shí)施。在信息化管理的組織當(dāng)中,秘書是網(wǎng)絡(luò)管理中的一個(gè)節(jié)點(diǎn)。每天都要接受或發(fā)出大量的信息,而且必須保證信息傳輸過程中的完整性和準(zhǔn)確性。因此,傳統(tǒng)的方式難以勝任,目前只有應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)通訊資源,才能有效地提高信息溝通的速度和效率。
首先,可以充分利用內(nèi)部局域網(wǎng)(Intranet)的眾多溝通功能,如發(fā)布內(nèi)部文件的網(wǎng)上公告板,及時(shí)將那些周知性的事宜加以公布;?qū)⑵髽I(yè)內(nèi)部的一些文件、報(bào)告等信息通過內(nèi)部局域網(wǎng)發(fā)往企業(yè)各個(gè)部門。比如,有關(guān)福利條款的修訂,關(guān)于節(jié)假日的休息日程安排等信息,不論是常規(guī)的還是非常規(guī)的,都可以快捷地把信息傳送到每個(gè)員工手里。還有內(nèi)部局域網(wǎng)提供的電子郵件服務(wù),這是內(nèi)部員工相互通信的快捷通道。與互聯(lián)網(wǎng)上提供的電子郵件相比,公司內(nèi)部網(wǎng)提供的電子郵件服務(wù)更加有針對(duì)性,不僅可以用于一對(duì)一,還可以實(shí)現(xiàn)單對(duì)多的通信,而且可以采用標(biāo)準(zhǔn)的通信格式。內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)為企業(yè)管理人員與員工的對(duì)話提供了的平臺(tái),實(shí)現(xiàn)了管理人員與員工間的平等溝通。在過去,基層員工或許數(shù)月才能與老板見上一面,現(xiàn)在通過網(wǎng)絡(luò)員工可以隨時(shí)與老板交流。這種網(wǎng)上角色的轉(zhuǎn)變,極大地滿足了員工的心理需求,在很大程度上鼓舞了員工的士氣,提高了企業(yè)的凝聚力。借助內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)信息發(fā)布系統(tǒng)出版的電子刊物,它可以替代傳統(tǒng)的內(nèi)部刊物;谕獠烤W(wǎng)絡(luò)的新聞發(fā)布,可以滿足公司合作伙伴以及主要顧客對(duì)公司經(jīng)營(yíng)信息的需求。這好比公司對(duì)外的窗口,向公眾傳達(dá)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)理念,樹立企業(yè)的良好形象。因此BBS的信息發(fā)布和溝通作用是不可低估的。
其次,經(jīng)常使用IP電話,大大降低了溝通成本,使跨國(guó)公司總部與分部之間的國(guó)際電話往來成本節(jié)省許多。通過IP電話,世界上任何一部普通電話機(jī)都可以通過Internet呼叫本地或異地的普通電話機(jī)。同傳統(tǒng)長(zhǎng)途或越洋電話相比較,IP網(wǎng)絡(luò)電話突出的優(yōu)勢(shì)是價(jià)廉使得通信成本大大降低。過去,電話一直是組織溝通的主角。如今,計(jì)算機(jī)、modem和光纖的加盟,再加上三維圖像識(shí)別軟件技術(shù),使電話的溝通價(jià)值再次大放光芒?梢曤娫挼恼Q生,使企業(yè)在真正意義上感受到“地球村”的含義。
還有E-mail,不僅可以像傳真機(jī)一樣傳送文件、數(shù)據(jù)、表格,還可以增加內(nèi)容的色彩信息,增強(qiáng)信息的保密性,同時(shí)便于接收者修改并存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)內(nèi)。而且重要的是,其費(fèi)用比傳真機(jī)便宜,并且使原先一對(duì)一的單調(diào)的語(yǔ)音溝通立體直觀化。企業(yè)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上的各個(gè)用戶之間通過電子郵件進(jìn)行溝通、交流的通信方式,可以實(shí)現(xiàn)一對(duì)一的通信需要,也可以實(shí)現(xiàn)一對(duì)多、多對(duì)多的通信需要。
網(wǎng)絡(luò)傳真是通過互聯(lián)網(wǎng)使傳真件發(fā)送到對(duì)方的普通傳真機(jī)上或電子信箱中,用戶可以選擇任何時(shí)間、任何地點(diǎn)發(fā)送傳真。而且網(wǎng)絡(luò)傳真也有計(jì)算機(jī)卻傳真機(jī)、傳真機(jī)和傳真機(jī)之間的兩種通信形式可供選擇。如果是計(jì)算機(jī)中的文檔,可以不需要先打印出來就可以直接傳送。或者對(duì)方傳真機(jī)的傳真件可以直接進(jìn)入接受者的計(jì)算機(jī)中,根據(jù)文件的特征和重要性,再?zèng)Q定是否打印。QQ是一個(gè)即時(shí)通信軟件,源于國(guó)際流行軟件ICQ。由于該軟件是共享的,因此目前它既可在內(nèi)部網(wǎng)也可在互聯(lián)網(wǎng)上使用。QQ的主要功能有語(yǔ)音聊天、視頻聊天、傳輸文件、發(fā)送語(yǔ)音郵件、接收郵件、查詢網(wǎng)絡(luò)資訊和使用聊天室等。
MSN Messenger是微軟公司推出的一款即時(shí)通訊軟件,它非常好用,不僅可以實(shí)時(shí)發(fā)送和接送圖文消息,還可以與聯(lián)系人進(jìn)行語(yǔ)音交談,甚至還可以召開多人聯(lián)機(jī)會(huì)議。相對(duì)于QQ,MSN Messenger更多的用于工作交流,因?yàn)樗芊(wěn)定,目前的版本是70,傳輸功能強(qiáng)大,筆者試過傳送36M的大文件,很快就搞定。
總之,進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的秘私工作,溝通變得異常重要。因?yàn)樾畔⒒默F(xiàn)代管理需要人們更多的互動(dòng),充分利用網(wǎng)絡(luò)通訊資源不僅大大降低溝通的成本,而且顯著提高溝通交流的速度和效率。
互聯(lián)網(wǎng)己經(jīng)從單一的行業(yè)互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展成為深入我國(guó)各行各業(yè)的社會(huì)大眾的互聯(lián)網(wǎng)。分布在各行各業(yè)的秘書人員最先感受到互聯(lián)網(wǎng)給文秘工作帶來的變化,人們上網(wǎng)在線協(xié)同辦公,通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行交流溝通,利用網(wǎng)絡(luò)資源處理各種事務(wù)。不但大大地提高辦文、辦會(huì)和辦事的工作效率,而且基于網(wǎng)絡(luò)的辦公事務(wù)處理不受到時(shí)間和空間的限制。網(wǎng)絡(luò)不僅具各在線辦公的技術(shù)基礎(chǔ),而且更重要的是為在線辦公提供了大量資源。這些資源的充分利用是秘書人員提高工作效率的主要方式之一。
互聯(lián)網(wǎng)的資源異常豐富,客觀現(xiàn)實(shí)的幾乎所有方面都作為鏡像反映到網(wǎng)絡(luò)之中。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)是指將多個(gè)獨(dú)立的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)通過通信設(shè)備和通信線路連接起來,并在網(wǎng)絡(luò)軟件的支持下實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)通信和資源共享的集合。因此,互聯(lián)網(wǎng)上的任一工作站都可以共享網(wǎng)上無數(shù)臺(tái)計(jì)算機(jī)主機(jī)中的資源,我們很難用語(yǔ)言來描繪互聯(lián)網(wǎng)資源的整體狀況,不過可以從秘書工作的角度來分析網(wǎng)絡(luò)上那些可用的資源。本文主要分析秘書信息溝通的網(wǎng)絡(luò)資源。
信息時(shí)代要求管理者在實(shí)現(xiàn)高效管理的同時(shí),必須保證各種管理政策能在向下傳達(dá)中不走調(diào),并對(duì)員工、部科、合作伙伴、投資者和支持者產(chǎn)生預(yù)期的影響。來自各方面的建議和要求也要及時(shí)反饋到管理者的接收器中,確保管理的前瞻性和準(zhǔn)確性。在外部關(guān)系中由于利益的需要,也對(duì)信息的共享提出了不同的耍求。因此,在互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的今天,管理者從居高臨下的開始演變成為推動(dòng)高效溝通的聯(lián)系人。公司面臨的內(nèi)外關(guān)系和部門之間的縱橫關(guān)系在網(wǎng)絡(luò)的作用下沒有了明顯的分界線。不同的管理者可以共享計(jì)劃、需求信息以及各種必要的資料。在這種環(huán)境下,秘書工作崗位就像一個(gè)樞紐,信息的上傳下達(dá)通過秘節(jié)來實(shí)施。在信息化管理的組織當(dāng)中,秘書是網(wǎng)絡(luò)管理中的一個(gè)節(jié)點(diǎn)。每天都要接受或發(fā)出大量的信息,而且必須保證信息傳輸過程中的完整性和準(zhǔn)確性。因此,傳統(tǒng)的方式難以勝任,目前只有應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)通訊資源,才能有效地提高信息溝通的速度和效率。
首先,可以充分利用內(nèi)部局域網(wǎng)(Intranet)的眾多溝通功能,如發(fā)布內(nèi)部文件的網(wǎng)上公告板,及時(shí)將那些周知性的事宜加以公布;?qū)⑵髽I(yè)內(nèi)部的一些文件、報(bào)告等信息通過內(nèi)部局域網(wǎng)發(fā)往企業(yè)各個(gè)部門。比如,有關(guān)福利條款的修訂,關(guān)于節(jié)假日的休息日程安排等信息,不論是常規(guī)的還是非常規(guī)的,都可以快捷地把信息傳送到每個(gè)員工手里。還有內(nèi)部局域網(wǎng)提供的電子郵件服務(wù),這是內(nèi)部員工相互通信的快捷通道。與互聯(lián)網(wǎng)上提供的電子郵件相比,公司內(nèi)部網(wǎng)提供的電子郵件服務(wù)更加有針對(duì)性,不僅可以用于一對(duì)一,還可以實(shí)現(xiàn)單對(duì)多的通信,而且可以采用標(biāo)準(zhǔn)的通信格式。內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)為企業(yè)管理人員與員工的對(duì)話提供了的平臺(tái),實(shí)現(xiàn)了管理人員與員工間的平等溝通。在過去,基層員工或許數(shù)月才能與老板見上一面,現(xiàn)在通過網(wǎng)絡(luò)員工可以隨時(shí)與老板交流。這種網(wǎng)上角色的轉(zhuǎn)變,極大地滿足了員工的心理需求,在很大程度上鼓舞了員工的士氣,提高了企業(yè)的凝聚力。借助內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)信息發(fā)布系統(tǒng)出版的電子刊物,它可以替代傳統(tǒng)的內(nèi)部刊物;谕獠烤W(wǎng)絡(luò)的新聞發(fā)布,可以滿足公司合作伙伴以及主要顧客對(duì)公司經(jīng)營(yíng)信息的需求。這好比公司對(duì)外的窗口,向公眾傳達(dá)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)理念,樹立企業(yè)的良好形象。因此BBS的信息發(fā)布和溝通作用是不可低估的。
其次,經(jīng)常使用IP電話,大大降低了溝通成本,使跨國(guó)公司總部與分部之間的國(guó)際電話往來成本節(jié)省許多。通過IP電話,世界上任何一部普通電話機(jī)都可以通過Internet呼叫本地或異地的普通電話機(jī)。同傳統(tǒng)長(zhǎng)途或越洋電話相比較,IP網(wǎng)絡(luò)電話突出的優(yōu)勢(shì)是價(jià)廉使得通信成本大大降低。過去,電話一直是組織溝通的主角。如今,計(jì)算機(jī)、modem和光纖的加盟,再加上三維圖像識(shí)別軟件技術(shù),使電話的溝通價(jià)值再次大放光芒?梢曤娫挼恼Q生,使企業(yè)在真正意義上感受到“地球村”的含義。
還有E-mail,不僅可以像傳真機(jī)一樣傳送文件、數(shù)據(jù)、表格,還可以增加內(nèi)容的色彩信息,增強(qiáng)信息的保密性,同時(shí)便于接收者修改并存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)內(nèi)。而且重要的是,其費(fèi)用比傳真機(jī)便宜,并且使原先一對(duì)一的單調(diào)的語(yǔ)音溝通立體直觀化。企業(yè)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上的各個(gè)用戶之間通過電子郵件進(jìn)行溝通、交流的通信方式,可以實(shí)現(xiàn)一對(duì)一的通信需要,也可以實(shí)現(xiàn)一對(duì)多、多對(duì)多的通信需要。
網(wǎng)絡(luò)傳真是通過互聯(lián)網(wǎng)使傳真件發(fā)送到對(duì)方的普通傳真機(jī)上或電子信箱中,用戶可以選擇任何時(shí)間、任何地點(diǎn)發(fā)送傳真。而且網(wǎng)絡(luò)傳真也有計(jì)算機(jī)卻傳真機(jī)、傳真機(jī)和傳真機(jī)之間的兩種通信形式可供選擇。如果是計(jì)算機(jī)中的文檔,可以不需要先打印出來就可以直接傳送。或者對(duì)方傳真機(jī)的傳真件可以直接進(jìn)入接受者的計(jì)算機(jī)中,根據(jù)文件的特征和重要性,再?zèng)Q定是否打印。QQ是一個(gè)即時(shí)通信軟件,源于國(guó)際流行軟件ICQ。由于該軟件是共享的,因此目前它既可在內(nèi)部網(wǎng)也可在互聯(lián)網(wǎng)上使用。QQ的主要功能有語(yǔ)音聊天、視頻聊天、傳輸文件、發(fā)送語(yǔ)音郵件、接收郵件、查詢網(wǎng)絡(luò)資訊和使用聊天室等。
MSN Messenger是微軟公司推出的一款即時(shí)通訊軟件,它非常好用,不僅可以實(shí)時(shí)發(fā)送和接送圖文消息,還可以與聯(lián)系人進(jìn)行語(yǔ)音交談,甚至還可以召開多人聯(lián)機(jī)會(huì)議。相對(duì)于QQ,MSN Messenger更多的用于工作交流,因?yàn)樗芊(wěn)定,目前的版本是70,傳輸功能強(qiáng)大,筆者試過傳送36M的大文件,很快就搞定。
總之,進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的秘私工作,溝通變得異常重要。因?yàn)樾畔⒒默F(xiàn)代管理需要人們更多的互動(dòng),充分利用網(wǎng)絡(luò)通訊資源不僅大大降低溝通的成本,而且顯著提高溝通交流的速度和效率。