(1)舉行首次會議
與受審核方管理層,或者(適當時)與受審核的職能或過程的負責人召開首次會議。首次會議應由審核組長主持,首次會議的目的是:
①確認審核計劃;
、诤喴榻B審核活動如何實施;
、鄞_認溝通渠道;④向受審核方提供詢問的機會。
許多情況下,如在小型組織的內(nèi)部審核中,首次會議可簡單地包括對郎將實施的審核的溝通和對審核性質(zhì)的解釋。
對于其他審核情況,會議應是正式的,并保持記錄,包括出席人員的記錄。
(2)審核中的溝通
據(jù)審核的范圍和復雜程度,在審核中可能有必要對審核組內(nèi)部以及審核組與受審核方之間的溝通作出正式安排。
在審核中收集的證據(jù)顯示有緊急的和重大的風險(如安全、環(huán)境或質(zhì)量方面)時,應及時報告受審核方,適當時向?qū)徍宋蟹綀蟾。對于超出審核范圍之外的引起關(guān)注的問題,應指出并向?qū)徍私M長報告,可能時,向?qū)徍宋蟹胶褪軐徍朔酵▓蟆?br> 當獲得的審核證據(jù)表明不能達到審核目的時,審核組長應向?qū)徍宋蟹胶褪軐徍朔綀蟾胬碛梢源_定適當?shù)拇胧。這些措施可以包括重新確認或修改審核計劃、改變審核目的、審核范圍或終止審核。
隨著現(xiàn)場審核的進展,若出現(xiàn)需要改變審核范圍的任何情況,應經(jīng)審核委托方和(適當時)受審核:方的評審和批準。
。3)向?qū)Ш陀^察員的作用和職責
向?qū)Ш陀^察員可以與審核組同行,但不是審核組成員,不應影響或干擾審核的實施。受審核方指派的向?qū)獏f(xié)助審核組并且根據(jù)審核組長的要求行動。他們的職責可包括:
、俳⒙(lián)系并安排面談時間;
、诎才艑鏊蚪M織的特定部分的訪問;
、鄞_保審核組成員了解和遵守有關(guān)場所的安全規(guī)則和安全程序;
、艽硎軐徍朔綄徍诉M行見證;
、菰谑占畔⒌倪^程中,作出澄清或提供幫助。
(4)信息的收集和證實
在審核中,與審核目的、范圍和準則有關(guān)的信息,包括與職能、活動和過程間接口有關(guān)的信息,應通過適當?shù)某闃舆M行收集并證實。只有可證實的信息方可作為審核證據(jù)。審核證據(jù)應予以記錄。
審核證據(jù)基于可獲得信息的樣本。因此,在審核中存在不確定因素,依據(jù)審核結(jié)論采取措施的人員應意識到這種不確定性。
收集信息的方法包括:面談、對活動的觀察、文件評審。
。5)形成審核發(fā)現(xiàn)
應對照審核準則評價審核證據(jù)以形成審核發(fā)現(xiàn)。審核發(fā)現(xiàn)能表明符合或不符合審核準則。當審核目的有規(guī)定時,審核發(fā)現(xiàn)能識別改進的機會。
審核組應根據(jù)需要在審核的適當階段共同評審審核發(fā)現(xiàn)。
應匯總與審核準則的符合情況,指明所審核的場所、職能或過程。如果審核計劃有規(guī)定,還應記錄具體的符合的審核發(fā)現(xiàn)和支持的證據(jù)。
應記錄不符合和支持的審核證據(jù)?梢詫Σ环线M行分級。應與受審核方一起評審不符合,以確認審核證據(jù)的準確性,并使受審核方理解不符合。應努力解決對審核證據(jù)和(或)審核發(fā)現(xiàn)有分歧的問題,}}記錄尚未解決的問題。
。6)準備審核結(jié)論
在末次會議前,審核組應討論以下內(nèi)容:
①針對審核目的,評審審核發(fā)現(xiàn)以及在審核過程中所收集的其他適當信息;
、诳紤]審核過程中固有的不確定因素,對審核結(jié)論達成一致;
、廴绻麑徍四康挠幸(guī)定,準備建議性意見。
。7)舉行末次會議
末次會議應由審核組長主持,并以受審核方能夠理解和認同的方式提出審核發(fā)現(xiàn)和結(jié)論,適當時,雙方就受審核方提出的糾正和預防措施計劃的時間表達成共識。參加末次會議的人員應包括受審核方,也可包括審核委托方和其他方。必要時,審核組長應告知受審核方在審核過程中遇到的可能降低審核結(jié)果可信程度的情況。
在許多情況下,如在小型組織的內(nèi)部審核中,末次會議可以只包括溝通審核發(fā)現(xiàn)和結(jié)論。
對于其他審核情況,會議應是正式的并保持記錄,包括出席人員的記錄。
審核組和受審核方應就有關(guān)審核發(fā)現(xiàn)和結(jié)論的不同意見進行討論,并盡可能予以解決。如果未能解:,應記錄所有的意見。
如果審核目的有規(guī)定,應提出改進的建議,并強調(diào)該建議沒有約束性。
與受審核方管理層,或者(適當時)與受審核的職能或過程的負責人召開首次會議。首次會議應由審核組長主持,首次會議的目的是:
①確認審核計劃;
、诤喴榻B審核活動如何實施;
、鄞_認溝通渠道;④向受審核方提供詢問的機會。
許多情況下,如在小型組織的內(nèi)部審核中,首次會議可簡單地包括對郎將實施的審核的溝通和對審核性質(zhì)的解釋。
對于其他審核情況,會議應是正式的,并保持記錄,包括出席人員的記錄。
(2)審核中的溝通
據(jù)審核的范圍和復雜程度,在審核中可能有必要對審核組內(nèi)部以及審核組與受審核方之間的溝通作出正式安排。
在審核中收集的證據(jù)顯示有緊急的和重大的風險(如安全、環(huán)境或質(zhì)量方面)時,應及時報告受審核方,適當時向?qū)徍宋蟹綀蟾。對于超出審核范圍之外的引起關(guān)注的問題,應指出并向?qū)徍私M長報告,可能時,向?qū)徍宋蟹胶褪軐徍朔酵▓蟆?br> 當獲得的審核證據(jù)表明不能達到審核目的時,審核組長應向?qū)徍宋蟹胶褪軐徍朔綀蟾胬碛梢源_定適當?shù)拇胧。這些措施可以包括重新確認或修改審核計劃、改變審核目的、審核范圍或終止審核。
隨著現(xiàn)場審核的進展,若出現(xiàn)需要改變審核范圍的任何情況,應經(jīng)審核委托方和(適當時)受審核:方的評審和批準。
。3)向?qū)Ш陀^察員的作用和職責
向?qū)Ш陀^察員可以與審核組同行,但不是審核組成員,不應影響或干擾審核的實施。受審核方指派的向?qū)獏f(xié)助審核組并且根據(jù)審核組長的要求行動。他們的職責可包括:
、俳⒙(lián)系并安排面談時間;
、诎才艑鏊蚪M織的特定部分的訪問;
、鄞_保審核組成員了解和遵守有關(guān)場所的安全規(guī)則和安全程序;
、艽硎軐徍朔綄徍诉M行見證;
、菰谑占畔⒌倪^程中,作出澄清或提供幫助。
(4)信息的收集和證實
在審核中,與審核目的、范圍和準則有關(guān)的信息,包括與職能、活動和過程間接口有關(guān)的信息,應通過適當?shù)某闃舆M行收集并證實。只有可證實的信息方可作為審核證據(jù)。審核證據(jù)應予以記錄。
審核證據(jù)基于可獲得信息的樣本。因此,在審核中存在不確定因素,依據(jù)審核結(jié)論采取措施的人員應意識到這種不確定性。
收集信息的方法包括:面談、對活動的觀察、文件評審。
。5)形成審核發(fā)現(xiàn)
應對照審核準則評價審核證據(jù)以形成審核發(fā)現(xiàn)。審核發(fā)現(xiàn)能表明符合或不符合審核準則。當審核目的有規(guī)定時,審核發(fā)現(xiàn)能識別改進的機會。
審核組應根據(jù)需要在審核的適當階段共同評審審核發(fā)現(xiàn)。
應匯總與審核準則的符合情況,指明所審核的場所、職能或過程。如果審核計劃有規(guī)定,還應記錄具體的符合的審核發(fā)現(xiàn)和支持的證據(jù)。
應記錄不符合和支持的審核證據(jù)?梢詫Σ环线M行分級。應與受審核方一起評審不符合,以確認審核證據(jù)的準確性,并使受審核方理解不符合。應努力解決對審核證據(jù)和(或)審核發(fā)現(xiàn)有分歧的問題,}}記錄尚未解決的問題。
。6)準備審核結(jié)論
在末次會議前,審核組應討論以下內(nèi)容:
①針對審核目的,評審審核發(fā)現(xiàn)以及在審核過程中所收集的其他適當信息;
、诳紤]審核過程中固有的不確定因素,對審核結(jié)論達成一致;
、廴绻麑徍四康挠幸(guī)定,準備建議性意見。
。7)舉行末次會議
末次會議應由審核組長主持,并以受審核方能夠理解和認同的方式提出審核發(fā)現(xiàn)和結(jié)論,適當時,雙方就受審核方提出的糾正和預防措施計劃的時間表達成共識。參加末次會議的人員應包括受審核方,也可包括審核委托方和其他方。必要時,審核組長應告知受審核方在審核過程中遇到的可能降低審核結(jié)果可信程度的情況。
在許多情況下,如在小型組織的內(nèi)部審核中,末次會議可以只包括溝通審核發(fā)現(xiàn)和結(jié)論。
對于其他審核情況,會議應是正式的并保持記錄,包括出席人員的記錄。
審核組和受審核方應就有關(guān)審核發(fā)現(xiàn)和結(jié)論的不同意見進行討論,并盡可能予以解決。如果未能解:,應記錄所有的意見。
如果審核目的有規(guī)定,應提出改進的建議,并強調(diào)該建議沒有約束性。