組織經(jīng)過(guò)采購(gòu)策劃，編寫出擬采購(gòu)產(chǎn)品的采購(gòu)文件。采購(gòu)文件是采購(gòu)過(guò)程控制的指導(dǎo)性文件。采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)文件的規(guī)定，去評(píng)價(jià)和選擇供方、編寫合格供方名單、設(shè)定標(biāo)書、簽訂合同、采購(gòu)產(chǎn)品、對(duì)采購(gòu)產(chǎn)品進(jìn)行驗(yàn)證，甚至在與供方建立合作關(guān)系時(shí)，也應(yīng)以采購(gòu)文件的規(guī)定為基礎(chǔ)。
　　一般來(lái)說(shuō)，采購(gòu)文件只編寫一次。在產(chǎn)品進(jìn)行重新設(shè)計(jì)或重大改進(jìn)后，才需要重新編寫。采購(gòu)部門的采購(gòu)活動(dòng)，不僅受采購(gòu)文件的指導(dǎo)，而且還要受采購(gòu)計(jì)劃的指導(dǎo)。采購(gòu)計(jì)劃是根據(jù)組織的生產(chǎn)計(jì)劃編制的，可以分為年度計(jì)劃和月度計(jì)劃，一般只有采購(gòu)的數(shù)量要求。從廣義上來(lái)說(shuō)，采購(gòu)計(jì)劃的編制過(guò)程也可視為一種采購(gòu)策劃，但那與質(zhì)量策劃有所不同，而且又較為簡(jiǎn)單。