合同管理方法
做好合同管理工作，應(yīng)在熟悉合同條款的基礎(chǔ)上，有明確的責任劃分和嚴密的合同管理手段，從而將一切可能產(chǎn)生的“扯皮”責任漏洞、責任的交叉與重疊等現(xiàn)象，事先加以防范。下面以項目工程為例從三個方面討論合同管理的方法。
（1）明確責任劃分
合同的主要當事人是業(yè)主和承包人（或稱承包商），這是合同的主要兩方。監(jiān)理工程師不屬于合同的任何一方，但他在項目的執(zhí)行中起著很重要的作用。責任劃分指的是項目業(yè)主、承包人和監(jiān)理工程師三者之間的責任劃分，這是合同責任的最重要的劃分機制。
業(yè)主的責任與義務(wù)：選擇和任命監(jiān)理工程師并將其任命和授權(quán)書面通知承包人外；簽訂合同；審批承包人轉(zhuǎn)包或分包的請求；在監(jiān)理工程師認證的基礎(chǔ)上按合同支付預(yù)付備料款及項目工程進度款；審批合同、工期及其他項目變更；處理合同中止、終止或撤銷事務(wù)；組織驗收。
承包人的責任與義務(wù)：在合同規(guī)定的時間內(nèi)，按照圖樣和技術(shù)規(guī)范的要求進行施工并完成工程；負責維修在缺陷責任期內(nèi)出現(xiàn)的任何缺陷。其具體的合同義務(wù)，在合同文件中規(guī)定得非常詳盡。
監(jiān)理工程師的職責：按照世界銀行的聘用咨詢專家指南，監(jiān)理工程師的職責包括一般職責（即在項目工程進行中就工程質(zhì)量、工期、費用等向承包人發(fā)出各種信息、通知和批示）；審核、簽發(fā)工程進度表及工程進度款支付憑證；解釋合同條款等等。
（2）堅持工地會議制度
在合同管理中，現(xiàn)場會議（也稱工地會議）是業(yè)主和監(jiān)理工程師做好項目管理的一種有效措施。按照不同的任務(wù)和目的，現(xiàn)場會議可分為第1次現(xiàn)場會議、例行現(xiàn)場會議和每日現(xiàn)場協(xié)調(diào)三種會議形式。
第1次現(xiàn)場會議是承包人進入工地后的首次會議，它可以為監(jiān)理工程師和承包人之間在開始階段建立相互合作的良好關(guān)系，從而為今后的合同管理的順利進行打下一個基礎(chǔ)。第1次現(xiàn)場會議參加的人員有承包人的代表、項目經(jīng)理、監(jiān)理工程師及其代表、業(yè)主的代表，由監(jiān)理工程師主持。會議的議程由監(jiān)理工程師擬定，并送交承包人和業(yè)主及有關(guān)方面征求意見，以使與會各方有針對性地準備材料。
召開例行現(xiàn)場會議的目的，是對施工中發(fā)現(xiàn)的工程質(zhì)量問題、施工進度延誤以及承包人提出的工期延長或費用索賠的申請或有關(guān)的其他問題進行討論，作出決定。例行現(xiàn)場會議一般為每月1～2次，緊急需要時可隨時召開。例行現(xiàn)場會議的記錄，一經(jīng)監(jiān)理工程師和承包人認可，就成為正式的記錄，對雙方均有約束力。
每日現(xiàn)場協(xié)調(diào)（日常現(xiàn)場協(xié)調(diào)），指每天（或每隔幾天）在指定的時間和地點，由指定的人員參加的，協(xié)調(diào)承包人和監(jiān)理工程師之間日常工作的一種碰頭會。它只是討論、論證有關(guān)問題、協(xié)調(diào)工作，一般對問題不作決定。
（3）嚴密的管理手段
合同管理工作既要有明確的責任分工，又要有一系列嚴密的、行之有效的管理手段，包括嚴格的審批程序、良好的通信和函電往來系統(tǒng)，以及健全的文檔與記錄管理制度。
審批程序
合同一經(jīng)簽訂，就必須按照各個條款中所規(guī)定的報批程序和審查批復(fù)的時限辦事，否則就會構(gòu)成不同程度的違約；任何無理拖延都是不允許的，都有損于履行合同的嚴肅性，如向承包人發(fā)出一切指令、通知等，必須由監(jiān)理工程師發(fā)出，業(yè)主及其部門不能越過監(jiān)理工程師直接向承包人發(fā)出，以免“令出多門”，造成管理上的混亂；監(jiān)理工程師或其代表的口頭指示，在承包人執(zhí)行后應(yīng)予書面確認；監(jiān)理工程師應(yīng)在收到承包人的工程進度報表或工程款支付證書的28天之內(nèi)核證、簽發(fā)并報送業(yè)主，業(yè)主則應(yīng)在接到該證書的28天內(nèi)向承包人付款；發(fā)生索賠事項時承包人必須在索賠事件發(fā)生的28天內(nèi)提出索賠意向書，然后在28天內(nèi)提交索賠詳單和索賠依據(jù)，否則喪失得到補償?shù)臋?quán)利。
通信和函電往來系統(tǒng)
土建工程，尤其是大型的公路、鐵路、水電工程，往往是綿延幾十公里或上百公里，或方圓幾十平方公里，分成若干合同段同時施工，沒有便利的通信和交通條件，就不能有效的進行管理。按照國際慣例，業(yè)主已經(jīng)把合同管理的任務(wù)委托給監(jiān)理工程師，所以監(jiān)理工程師的通信和交通設(shè)備是否齊全和便利，就是一個十分重要的事情了。一般情況下招標文件已明確規(guī)定為監(jiān)理工程師及時的提供這些裝備，是承包人的合同義務(wù)。
文檔與記錄管理制度
在整個項目的全過程中，文檔與記錄的管理，對于合同的管理起著重要作用。合同管理的基礎(chǔ)是合同、雙方的工作結(jié)果以及各種開銷的單據(jù)。因此，必須管理好與賣方之間往來的各種書面文件、合同變更和賣方的付款申請書等文檔。項目業(yè)主、監(jiān)理工程師和承包商都應(yīng)重視和做好文檔和記錄的管理工作。
項目管理人員必須正確認識自己采取和不采取行動的法律后果。當賣主履行了合同義務(wù)，完成了規(guī)定的工作，就要及時驗收并向其支付款項。否則，賣方有權(quán)暫停工作，終止合同，甚至訴諸法律。合同管理涉及項目管理的其他方面，例如監(jiān)視承包商在費用、進度和技術(shù)方面的表現(xiàn)；檢查并核對其工作成果是否滿足要求；保證變更經(jīng)過有關(guān)方面的批準，并將其通知所有的有關(guān)方面。合同還應(yīng)明確支付條款。
做好合同管理工作，應(yīng)在熟悉合同條款的基礎(chǔ)上，有明確的責任劃分和嚴密的合同管理手段，從而將一切可能產(chǎn)生的“扯皮”責任漏洞、責任的交叉與重疊等現(xiàn)象，事先加以防范。下面以項目工程為例從三個方面討論合同管理的方法。
（1）明確責任劃分
合同的主要當事人是業(yè)主和承包人（或稱承包商），這是合同的主要兩方。監(jiān)理工程師不屬于合同的任何一方，但他在項目的執(zhí)行中起著很重要的作用。責任劃分指的是項目業(yè)主、承包人和監(jiān)理工程師三者之間的責任劃分，這是合同責任的最重要的劃分機制。
業(yè)主的責任與義務(wù)：選擇和任命監(jiān)理工程師并將其任命和授權(quán)書面通知承包人外；簽訂合同；審批承包人轉(zhuǎn)包或分包的請求；在監(jiān)理工程師認證的基礎(chǔ)上按合同支付預(yù)付備料款及項目工程進度款；審批合同、工期及其他項目變更；處理合同中止、終止或撤銷事務(wù)；組織驗收。
承包人的責任與義務(wù)：在合同規(guī)定的時間內(nèi)，按照圖樣和技術(shù)規(guī)范的要求進行施工并完成工程；負責維修在缺陷責任期內(nèi)出現(xiàn)的任何缺陷。其具體的合同義務(wù)，在合同文件中規(guī)定得非常詳盡。
監(jiān)理工程師的職責：按照世界銀行的聘用咨詢專家指南，監(jiān)理工程師的職責包括一般職責（即在項目工程進行中就工程質(zhì)量、工期、費用等向承包人發(fā)出各種信息、通知和批示）；審核、簽發(fā)工程進度表及工程進度款支付憑證；解釋合同條款等等。
（2）堅持工地會議制度
在合同管理中，現(xiàn)場會議（也稱工地會議）是業(yè)主和監(jiān)理工程師做好項目管理的一種有效措施。按照不同的任務(wù)和目的，現(xiàn)場會議可分為第1次現(xiàn)場會議、例行現(xiàn)場會議和每日現(xiàn)場協(xié)調(diào)三種會議形式。
第1次現(xiàn)場會議是承包人進入工地后的首次會議，它可以為監(jiān)理工程師和承包人之間在開始階段建立相互合作的良好關(guān)系，從而為今后的合同管理的順利進行打下一個基礎(chǔ)。第1次現(xiàn)場會議參加的人員有承包人的代表、項目經(jīng)理、監(jiān)理工程師及其代表、業(yè)主的代表，由監(jiān)理工程師主持。會議的議程由監(jiān)理工程師擬定，并送交承包人和業(yè)主及有關(guān)方面征求意見，以使與會各方有針對性地準備材料。
召開例行現(xiàn)場會議的目的，是對施工中發(fā)現(xiàn)的工程質(zhì)量問題、施工進度延誤以及承包人提出的工期延長或費用索賠的申請或有關(guān)的其他問題進行討論，作出決定。例行現(xiàn)場會議一般為每月1～2次，緊急需要時可隨時召開。例行現(xiàn)場會議的記錄，一經(jīng)監(jiān)理工程師和承包人認可，就成為正式的記錄，對雙方均有約束力。
每日現(xiàn)場協(xié)調(diào)（日常現(xiàn)場協(xié)調(diào)），指每天（或每隔幾天）在指定的時間和地點，由指定的人員參加的，協(xié)調(diào)承包人和監(jiān)理工程師之間日常工作的一種碰頭會。它只是討論、論證有關(guān)問題、協(xié)調(diào)工作，一般對問題不作決定。
（3）嚴密的管理手段
合同管理工作既要有明確的責任分工，又要有一系列嚴密的、行之有效的管理手段，包括嚴格的審批程序、良好的通信和函電往來系統(tǒng)，以及健全的文檔與記錄管理制度。
審批程序
合同一經(jīng)簽訂，就必須按照各個條款中所規(guī)定的報批程序和審查批復(fù)的時限辦事，否則就會構(gòu)成不同程度的違約；任何無理拖延都是不允許的，都有損于履行合同的嚴肅性，如向承包人發(fā)出一切指令、通知等，必須由監(jiān)理工程師發(fā)出，業(yè)主及其部門不能越過監(jiān)理工程師直接向承包人發(fā)出，以免“令出多門”，造成管理上的混亂；監(jiān)理工程師或其代表的口頭指示，在承包人執(zhí)行后應(yīng)予書面確認；監(jiān)理工程師應(yīng)在收到承包人的工程進度報表或工程款支付證書的28天之內(nèi)核證、簽發(fā)并報送業(yè)主，業(yè)主則應(yīng)在接到該證書的28天內(nèi)向承包人付款；發(fā)生索賠事項時承包人必須在索賠事件發(fā)生的28天內(nèi)提出索賠意向書，然后在28天內(nèi)提交索賠詳單和索賠依據(jù)，否則喪失得到補償?shù)臋?quán)利。
通信和函電往來系統(tǒng)
土建工程，尤其是大型的公路、鐵路、水電工程，往往是綿延幾十公里或上百公里，或方圓幾十平方公里，分成若干合同段同時施工，沒有便利的通信和交通條件，就不能有效的進行管理。按照國際慣例，業(yè)主已經(jīng)把合同管理的任務(wù)委托給監(jiān)理工程師，所以監(jiān)理工程師的通信和交通設(shè)備是否齊全和便利，就是一個十分重要的事情了。一般情況下招標文件已明確規(guī)定為監(jiān)理工程師及時的提供這些裝備，是承包人的合同義務(wù)。
文檔與記錄管理制度
在整個項目的全過程中，文檔與記錄的管理，對于合同的管理起著重要作用。合同管理的基礎(chǔ)是合同、雙方的工作結(jié)果以及各種開銷的單據(jù)。因此，必須管理好與賣方之間往來的各種書面文件、合同變更和賣方的付款申請書等文檔。項目業(yè)主、監(jiān)理工程師和承包商都應(yīng)重視和做好文檔和記錄的管理工作。
項目管理人員必須正確認識自己采取和不采取行動的法律后果。當賣主履行了合同義務(wù)，完成了規(guī)定的工作，就要及時驗收并向其支付款項。否則，賣方有權(quán)暫停工作，終止合同，甚至訴諸法律。合同管理涉及項目管理的其他方面，例如監(jiān)視承包商在費用、進度和技術(shù)方面的表現(xiàn)；檢查并核對其工作成果是否滿足要求；保證變更經(jīng)過有關(guān)方面的批準，并將其通知所有的有關(guān)方面。合同還應(yīng)明確支付條款。
